Bürokaufmann / Bürokauffrau - Vollzeit (m/w/d)

Das erwartet Dich

Für unsere Verwaltung suchen wir neue Kollegen (m/w/d), die allgemeine Kundenanfragen bearbeiten und den organisatorischen Betrieb des Unternehmens sicherstellen.

Die Aufgabe ist klar umrissen: Du beantwortest organisatorische Anfragen unserer Kunden, hältst die Verwaltungsabläufe in Ordnung und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt. Steuerliche oder fachliche Fragen bearbeitest du nicht – dafür ist unser Fachteam zuständig.

Du kümmerst dich um Rechnungen, Zugänge, Termine und Büroorganisation. Wenn du strukturiert arbeitest, zuverlässig bist und gerne organisierst, passt die Stelle zu dir.

Kein kaufmännischer Hintergrund? Quereinsteiger?

In der Einarbeitung lernst du alle Abläufe und Tools, die du für die Stelle brauchst. Vorkenntnisse in der Verwaltung sind nicht erforderlich. Die Einarbeitung dauert etwa 3 bis 4 Monate.

Aufgabenbereiche

Deine Aufgaben sind klar umrissen und wiederkehrend. Du bearbeitest Anfragen, pflegst Daten und sorgst dafür, dass die Verwaltung läuft.

• Allgemeine Kundenanfragen bearbeiten — Kunden melden sich per E-Mail oder Telefon zu Rechnungen, Zugängen oder Terminen. Organisatorische Themen klärst du selbst, fachliche und steuerliche Fragen leitest du an das Fachteam weiter.

• Anfragen zeitnah beantworten — Eingehende E-Mails und Anfragen bearbeitest du am selben Arbeitstag, statt sie liegen zu lassen.

• Büroorganisation — Bestellungen, Dienstleister, Ablage und Termine. Du behältst den Überblick, wo welche Unterlagen und Vorgänge liegen.

• Vorbereitende Verwaltung — Du bereitest Rechnungen vor, sortierst Belege und pflegst Stammdaten im System. Vollständig und nachvollziehbar, ohne offene Lücken.

• Onboarding neuer Kunden — Wenn ein Kunde startet, legst du Zugänge an, versendest die Unterlagen und stellst sicher, dass am ersten Tag alles bereitsteht.

• Termine und Fristen koordinieren — Du verwaltest Kalender, Calls und Fristen und erinnerst rechtzeitig, bevor etwas überschritten wird.

Warum solltest du Teil der Novist GmbH werden?

Novist ist eine Plattform für Software und Weiterbildung für Steuerberatungskanzleien. Über 300 Kanzleien deutschlandweit arbeiten bereits mit uns. Wir arbeiten als Team und verlassen uns aufeinander. Wer eine Aufgabe übernimmt, zieht sie durch; wer eine Frage hat, bekommt eine Antwort.

Wenn du in einem strukturierten Umfeld mit klaren Zuständigkeiten arbeiten willst, bist du bei uns richtig.

Wir bieten dir zudem:

• Sicherer Arbeitsplatz: Ziel jeder Einstellung ist die unbefristete Übernahme. Die Übernahmequote liegt aktuell bei über 95 %.

• Klare Abläufe und Zuständigkeiten: Du weißt, was zu deiner Aufgabe gehört und an wen du dich bei Fragen wendest. Der Umgang im Team ist kollegial und verlässlich.

• Erfahrene Ansprechpartner: Du arbeitest mit Steuerberatern und Unternehmern zusammen.

• Weiterbildung: Online-Kurse, Bücher und interne Schulungen stehen dir zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung zur Verfügung.

• Ausgestatteter Arbeitsplatz: Moderne Apple-Geräte, höhenverstellbare Tische, Getränke und Obst gehören bei uns zum Standard.

• Geregelte Vergütung: Festes Monatsgehalt mit Entwicklungsmöglichkeiten in den kommenden Jahren.

Gehalt: 3.200 € pro Monat (brutto).

Es handelt sich um ein Einstiegsgehalt. Weiterentwicklung und Aufstieg sind in den kommenden Jahren möglich. Die Einarbeitung dauert in der Regel 3 bis 4 Monate.

• Strukturierte Arbeitsweise — Du arbeitest Aufgaben geordnet ab und behältst auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick.

• Zuverlässigkeit — Was du übernimmst, erledigst du fristgerecht und vollständig.

• Sorgfalt — Daten, Belege und Vorgänge bearbeitest du genau. Fehler fallen dir auf, bevor sie weitergegeben werden.

• Freundlicher, sachlicher Umgang — Du beantwortest Kundenanfragen am Telefon und schriftlich klar und höflich, auch bei Rückfragen oder Verzögerungen.

• Lernbereitschaft — Du musst Novist nicht kennen. Du solltest aber bereit sein, dich in unsere Tools, Abläufe und in die Zielgruppe Steuerberater einzuarbeiten.

• Selbstständige Arbeitsweise — Du erkennst selbst, was zu tun ist, und brauchst keine ständige Kontrolle.

• Sichere, fehlerfreie schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen und E-Mail; alles Weitere lernst du bei uns

• Eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung – Quereinsteiger mit Organisationstalent sind willkommen