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Ralph
Office Manager (m/w/d) - 20h/WocheRalph • Berlin, Germany
Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

Ralph • Berlin, Germany
Vor 16 Tagen
Anstellungsart
  • Quick Apply
Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Prenzlauer Berg verantwortet.

Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft.

Aufgaben

Empfang & Front Desk

  • Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher:innen vor Ort
  • Sicherstellung der Clean-Desk-Policy
  • Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen

Post & Archiv

  • Annahme und Versand von Paketen und Post
  • Scannen und Verteilen eingehender Post im Team
  • Ablage wichtiger Dokumente im Archiv

Schlüsselverwaltung

  • Entgegennahme, Bestellung und Versand von Schlüsseln
  • Führen und Aktualisieren des Schlüsselprotokolls

IT-Ausstattung

  • Bestellung von IT-Ausstattung und Zubehör für Mitarbeitende
  • Beantragung von eSIMs für Mitarbeitende

Büromaterial & Bestellungen

  • Bestellung von Druckerpapier, Toner, Druckerpatronen, Umschlägen und Laminierfolien
  • Überwachung des Lagerbestands und Definition von Mindestmengen

Food & Drinks

  • Bestellung von Getränken
  • Organisation von frischem Obst
  • Ordnung in Küche und Kaffeebereich, inkl. Kühlschrank

Facility Management

  • Bestellung von Hygieneartikeln und Reinigungsmitteln
  • Koordination kleinerer Reparaturen
  • Pflege der Büropflanzen

Onboarding & Team-Support

  • Vorbereitung der Ausstattungs-Checkliste für neue Mitarbeitende
  • Anmeldung der Software-Zugänge vor dem ersten Arbeitstag
  • Koordination des Offboardings von Mitarbeitenden (Geräte, Schlüssel, Zugänge)
  • Unterstützung bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen

Finanzbuchhaltung

  • Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen für die Buchhaltung

Qualifikation

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren Position von Vorteil
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
  • Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern
  • Hands-on-Mentalität und Freude daran, viele kleine und größere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
  • Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
  • Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

  • Kein Mirco-Management: Sehr eigenverantwortliches Arbeiten
  • Teamwork: Vor Ort erwartet dich ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, welches eine gute Einarbeitung gewährleistet und dir bei allen Fragen zur Seite steht
  • Gym Membership, Ralph Events, regelmäßige Lunches und vieles mehr.


Ralph revolutioniert endlich die Hausverwaltungsbranche mit AI. Wir haben unsere eigene Software end-to-end gebaut, um das Erlebnis mit Hausverwaltungen nicht nur weniger anstrengend sondern richtig gut zu machen. Wir wachsen organisch und durch Zukäufe von anderen Hausverwaltungen, die wir innerhalb von Tagen auf unserer Plattform integrieren.

R - Revolutionär
A - Automatisiert
L - Lokal vor Ort
P - Persönlich
H - Hausverwaltung

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Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche • Berlin, Germany

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