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Stellvertretende Leitung (m/w/d) Medizinische SekretariateAMEOS Gruppe • Brunnen
Stellvertretende Leitung (m/w/d) Medizinische Sekretariate

Stellvertretende Leitung (m/w/d) Medizinische Sekretariate

AMEOS Gruppe • Brunnen
Vor 16 Tagen
Stellenbeschreibung

Ihre Vorteile

  • Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
  • Ein kollegiales Team, in dem Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung gelebt werden
  • Eine professionelle, teamorientierte Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen innerhalb der Klinik
  • Flache Hierarchien und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe
  • Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Weiterentwicklung von Abläufen und Standards
  • Unterstützung bei Ihrer persönlichen Weiterentwicklung

Ihre Aufgaben

  • Operative Tätigkeit
  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Ärzteschaft, Psychologie und weiteren Therapeut*innen (Drehscheibenfunktion für interne und externe Anspruchsgruppen)
  • Bearbeitung des medizinischen Berichtswesens inkl. Versand und Leistungserfassung, allgemeine Korrespondenz (z. B. Kostengutsprachegesuche, Versicherungsanfragen, Rezepte
  • Pflege und Verwaltung der elektronischen Krankengeschichten (InesKIS, EPD), Scannen und Aktenversand
  • Koordination und Organisation von Sitzungen, Weiterbildungen und sonstigen Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeitenden sowohl im Sekretariatsteam wie auch abteilungsübergreifend
  • Mitarbeit bei der laufende Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen und Unterstützung in deren Implementierung, Umsetzung und Einhaltung
  • Dienstplanung und Zeiterfassung der Medizinischen Bereiche sowie Planung des ärztlichen Pikettdienstes (Polypoint PEP)
  • Generelle Sekretariatstätigkeiten (Verwaltung Büromaterial, Bereitstellen ausgewählter Unterlagen, Broschüren, Vorlagen, Formulare, Telefondienst
  • Ferienvertretung im Medizinischen Sekretariat der Ambulanten Dienste
  • Allenfalls Funktion als Kontaktperson für Arbeitssicherheit (KOPAS)
  • Führungsverantwortung
  • Stellvertretung der Leitung Medizinische Sekretariate sowie Assistent*in des Ärztlichen Direktors
  • Teilnahme und/oder Vertretung in internen Gremien (z. B. Ines KIS Betriebsgruppe, medizinische Leitungssitzungen, Rapporte, Konferenzen) inkl. Protokollführung wo erforderlich
  • Mitwirken bei Rekrutierungen, Projekten, Prozessfragen und Qualitätssicherung
  • Koordination teaminterner Abläufe sowie Ansprechperson bei personellen oder fachlichen Anliegen
  • Arbeitsplanung/Dienstplanung Medizinische Sekretariate
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Direktionssekretariat inkl. Ferienvertretung der Direktionsassistenz (bei Bedarf auch Protokollführung bei Sitzungen der Klinikdirektion)

Ihr Profil

  • Freude an Weiterentwicklung und kollegialer, transparenter interdisziplinärer Zusammenarbeit auf Augenhöhe
  • Organisationstalent mit einer raschen Auffassungsgabe und hoher Dienstleistungsorientierung
  • Vernetztes, bereichsübergreifendes Denken, hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
  • Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise auch in hektischen Momenten
  • Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Grundausbildung (z. B. MPA)
  • Weiterbildung als Arzt-/Spitalsekretär*in/Chefarztsekretär*in oder als Direktionsassistenz von Vorteil
  • Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich (auch ausserhalb vom medizinischen Umfeld)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Versierter Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit einem Klinikinformationssystem (wir arbeiten mit Navision/SAP und InesKIS)
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