Mitarbeiter Empfang, Service & Organisation (m/w/d)

INKLUSIVA Leipzig e. V. ist eine dynamische und innovative Non-Profit-Organisation mit Sitz in Leipzig. Wir unterstützen Menschen mit Beeinträchtigungen oder Traumahintergrund sowie deren Familien auf ihrem Lebensweg und setzen dabei Maßstäbe in der Inklusionsarbeit.

Mit einem engagierten Team legen wir großen Wert auf Qualität, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander. Dabei schaffen wir Räume, in denen sich Menschen willkommen fühlen und die Vielfalt der Lebensrealitäten sichtbar und lebendig wird.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für den Bereich Empfang, Service und Organisation.

Du telefonierst mit Leidenschaft, begegnest Menschen offen und wertschätzend und schaffst es, bereits im ersten Gespräch Vertrauen aufzubauen. Mit deiner verbindlichen, sympathischen Art repräsentierst du unsere Organisation professionell und sorgst dafür, dass sich Interessent, Klient und Kooperationspartner vom ersten Kontakt an gut aufgehoben fühlen.

Als Mitarbeiter im Bereich Empfang, Service und Organisation bist du die erste Anlaufstelle für Anfragen aller Art. Ob Interessent, Klient, Angehörige, Kostenträger oder Netzwerkpartner – du erkennst Anliegen schnell, kommunizierst lösungsorientiert und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig weitergeleitet und Menschen professionell begleitet werden. Gleichzeitig unterstützt du unser Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und trägst so maßgeblich zu einem reibungslosen Arbeitsalltag bei.

Aufgaben

Kommunikation, Empfang & Service

• Du bist die erste telefonische und persönliche Ansprechperson für Interessent, Klient, Angehörige, Kostenträger und Netzwerkpartner.
• Du führst eingehende Telefonate freundlich, professionell und serviceorientiert und erkennst die Anliegen deiner Gesprächspartner schnell und sicher.
• Du beantwortest allgemeine Anfragen kompetent, vermittelst Informationen verständlich und leitest Anliegen zuverlässig an die zuständigen Fachbereiche weiter.
• Du repräsentierst unsere Organisation am Telefon sowie im persönlichen Kontakt jederzeit freundlich, verbindlich und professionell.
• Du empfängst Besucher und sorgst für einen herzlichen und professionellen ersten Eindruck.
• Du nimmst Anliegen professionell auf, schaffst Orientierung und begleitest Anrufende sowie Besucher:innen zuverlässig zum passenden Ansprechpartner oder Angebot innerhalb unserer Organisation.
• Du bearbeitest eingehende E-Mails sowie den Posteingang zuverlässig und serviceorientiert.

Organisation & Administration

• Du koordinierst Termine und unterstützt bei der Organisation des Tagesgeschäfts.
• Du bereitest Besprechungen organisatorisch vor und unterstützt bei der Nachbereitung.
• Du unterstützt unsere Fachbereiche bei administrativen Aufgaben und organisatorischen Abläufen.
• Du übernimmst allgemeine Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben.
• Du unterstützt bei der Organisation unserer Fort- und Weiterbildungsangebote sowie von Veranstaltungen und Workshops.
• Du wirkst aktiv an der kontinuierlichen Verbesserung unserer Service-, Kommunikations- und Organisationsprozesse mit.

Zusammenarbeit

• Du arbeitest eng mit unseren Teams sowie den jeweiligen Ansprechpartner:innen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig und zeitnah an die richtigen Stellen gelangen.
• Du unterstützt dort, wo organisatorisch Unterstützung benötigt wird, und behältst auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick.
• Du trägst mit deiner positiven und lösungsorientierten Arbeitsweise zu einer serviceorientierten Unternehmenskultur bei.

Qualifikation

Fachliche Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Empfang, Kundenservice, Vertriebsinnendienst, Telefonservice oder einer vergleichbaren dienstleistungsorientierten Tätigkeit.
• Ausgeprägte Erfahrung in der professionellen telefonischen Kommunikation sowie im serviceorientierten Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie die Bereitschaft, sich schnell in digitale Anwendungen und neue Software einzuarbeiten.
• Wünschenswert sind Fort- oder Weiterbildungen im Bereich Kommunikation, Kundenservice, Telefonie oder Vertrieb.

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung.
• Freude am täglichen telefonischen und persönlichen Kontakt mit Menschen.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowie eine sympathische, freundliche und verbindliche Ausstrahlung.
• Ein professionelles und sicheres Auftreten am Telefon mit der Fähigkeit, Vertrauen aufzubauen und Gesprächspartner für unsere Angebote zu begeistern.
• Hohe Kunden- und Lösungsorientierung sowie ein gutes Gespür für unterschiedliche Gesprächssituationen.
• Organisationstalent sowie eine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Auch bei hohem Telefonaufkommen oder mehreren gleichzeitigen Anfragen behältst du Ruhe, Freundlichkeit und den Überblick.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.
• Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, aktiv zum Erfolg unseres Teams beizutragen.

Benefits

• Modernes, gut ausgestattetes Büro in zentraler Lage in Leipzig
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem motivierten Team
• 30 Tage Urlaub
• Fahrtkostenzuschuss für das Deutschland-Ticket
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein inkludierendes Arbeitsumfeld, in dem Vielfalt wertgeschätzt wird

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Bitte sende uns deine vollständige Bewerbung mit Lebenslauf sowie relevanten Zeugnissen und Qualifikationsnachweisen.

Als inklusiver Arbeitgeber begrüßen wir Bewerbungen von Menschen mit Behinderung oder einem anerkannten Grad der Behinderung (GdB) ausdrücklich.

INKLUSIVA Leipzig e. V. unterstützt und berät Menschen mit Beeinträchtigung oder Traumhintergrund und Eltern von Kindern mit Beeinträchtigung oder Traumahintergrund und begleitet sie auf ihrem Lebensweg.

Wir wollen in unserer Arbeit innovativ sein und Maßstäbe setzen. Um die Güte unserer Dienstleistungen sicherstellen und bewerten zu können, überprüfen wir regelmäßig, ob wir unsere Ziele in der gewünschten Qualität und Zeit tatsächlich erreichen. Wir wollen den Standard unserer Leistungen sicherstellen und weiterentwickeln.