Office & Operations Manager (m/w/d)

Stelle

Für unser Headquarter in Neu-Isenburg suchen wir ab Oktober 2026 eine*n

Office & Operations Manager (m/w/d) in Teilzeit (30 Stunden, 5-Tage-Woche)

In dieser Rolle bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens und sorgst dafür, dass interne Abläufe, Büro- und IT-Infrastruktur sowie operative Prozesse zuverlässig funktionieren.
Du arbeitest u.a. mit der Geschäftsführung, dem Facility Management, dem Accounting, HR und externen Dienstleistern zusammen, übernimmst Verantwortung für zentrale Themen und steuerst Aufgaben eigenständig.

Deine Aufgaben

Office Operations & Infrastruktur

• Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Betriebsablaufs
• Koordination von Facility-Themen und externen Dienstleistern, z. B. Reinigung, Schließsysteme und Elektriker
• Allgemeine Büroorganisation sowie Unterstützung bei Arbeitsplatz- und Infrastrukturthemen

Fuhrparkmanagement

• Verantwortung für den Fuhrpark inkl. Leasingpartner, Versicherungen und Mitarbeitenden
• Bearbeitung von Schadensfällen, Reparaturen, Fahrzeugwechseln und Leasingprozessen
• Pflege der Dokumentation und Weiterentwicklung relevanter Prozesse

Einkauf, Bestellwesen & Rechnungsprüfung

• Einkauf und Verwaltung von Büromaterialien, IT-Equipment, Möbeln und Betriebsmitteln
• Prüfung der Post und Vorbereitung von Rechnungen
• Sicherstellung einer wirtschaftlichen, bedarfsgerechten Beschaffung

IT-, Telekommunikations- & Hardware-Management

• Schnittstelle zum externen IT-Dienstleister
• Verwaltung von IT- und Office-Hardware über den gesamten Lifecycle
• Schnittstelle zu Telekommunikations-Dienstleistern sowie Betreuung von Mobilfunk-, Festnetz- und Internetverträgen

Onboarding, Offboarding & Equipment

• Organisation der technischen und organisatorischen Ausstattung neuer Mitarbeitender
• Rücknahme von Equipment und Bereinigung von Arbeitsplätzen bei Offboardings
• Sicherstellung sauberer Übergaben sowie Entziehung von Zugängen

Benefits & interne Systeme

• Betreuung von Mitarbeitenden-Benefits, z. B. JobRad, ECRUZE und Wellhub
• Prüfung von Anträgen, Rechnungen und Systemabgleichen
• Administrative Schnittstelle für Benefits-Systeme

Arbeitssicherheit & Datenschutz

• Schnittstelle zum Arbeitsschutz, sowie Koordination organisatorischer Themen rund um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, z. B. Vorbereitung und Teilnahme an ASA-Sitzungen, Maßnahmenumsetzung und Schulungen
• Schnittstelle zum externen Datenschutzbeauftragten inkl. Schulungen und Awareness-Maßnahmen

Betriebliche Altersvorsorge (BAV)

• Koordination von Terminen zwischen Mitarbeitenden und externem BAV-Ansprechpartner
• Unterstützung administrativer Prozesse und Dokumentenweiterleitung

Interne Kommunikation & Dokumentation

• Pflege interner Richtlinien und organisatorischer Dokumentationen
• Sicherstellung transparenter Informationsflüsse im Unternehmen

Weitere anlassbezogene Aufgaben

• Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft
• Unterstützung bei internen Meetings sowie Organisation und Koordination von Townhalls, Sommer- und Weihnachtsfeiern und ggf. externen Terminen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Office-, Operations- oder Verwaltungsumfeld
• Erfahrungen im Fuhrparkmanagement und Arbeitsschutz sind von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Priorisierungsstärke und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigenverantwortung und Fähigkeit, Aufgaben selbstständig von A bis Z zu bearbeiten
• Proaktive Denkweise mit Blick für Zusammenhänge und Optimierungspotenziale
• Souveräner Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Hohe IT- und Systemaffinität sowie sicherer Umgang mit MS Office 365
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Letzteres hauptsächlich für unsere interne Kommunikation - E-Mails und persönlicher Austausch - aufgrund einiger internationaler Kolleg*innen in unserem Team)

Deine Arbeitsweise

Du arbeitest eigenständig, denkst mit und übernimmst Verantwortung für Deine Themen. Auch bei parallelen Aufgaben behältst Du den Überblick und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig umgesetzt und abgeschlossen werden – ohne enge Steuerung.

Warum wir?

• Modernes, großes Büro mit eigenem Garten in Neu-Isenburg und guter Anbindung an Frankfurt
• Spannendes, abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum
• Authentische Unternehmenskultur, flache Hierarchien, kurze Wege und hilfsbereite Kolleg*innen
• 30 Tage Urlaub
• Möglichkeit zur BAV mit Arbeitgeberzuschuss
• Mitarbeiterrabatte im Online-Shop, Mitarbeiterverkäufe und Corporate Benefits
• Leasingmöglichkeiten über JobRad sowie ECRUZE
• Zugang zu Wellhub für körperliche und mentale Gesundheit
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket oder zu Fahrtkosten mit dem Auto

Wir freuen uns auf Bewerbungen direkt von Talenten. Anfragen von Personalberatungen und Personaldienstleistern sind ausdrücklich nicht erwünscht.

Über uns

Seit der Gründung von Alpha Industries im Jahr 1959 und der Erfindung der ersten originalen Bomberjacke, steht die Marke seither für hohe Qualität, Toughness und Selbstbewusstsein.
Unser progressiver und nachhaltiger Ansatz spiegelt sich dabei in all unseren Geschäftsbereichen wider. Alpha Industries hat sich als Ziel gesetzt, jedem Menschen in der Luft und am Boden zur Seite zu stehen und langlebige Alltagskleidung mit grenzenlosem Potenzial zu schaffen. Aber wir sind mehr als das: Dich erwartet bei uns ein offenes, herzliches Team, dass sich gegenseitig unterstützt und neue Ideen fördert.

Aktuell sind wir ein Team von 75 Mitarbeiter*innen in den Bereichen Accounting, Sales, HR, Fashion & Product Design, Marketing, Logistik, E-Commerce, Customer Service B2B / Wholesale, Customer Service D2C und Planning & Merchandising.