Protocol Officer Event Protokoll (m/w/d/k)

Der Fokus der Abteilung Event Protokoll liegt auf dem Einladungs- und Einlassmanagement der zwei exklusiven, medienwirksamen Großevents Eröffnungsgala inklusive des Goldenen Ehrenbären und Bärenverleihung, der Verleihung der Berlinale Kamera und European Shootingstars und den Galapremieren der Festivalwoche.

Sie schauen hinter die Kulissen des größten Publikumsfestivals weltweit und arbeiten in einem engagierten, freundlichen Team. Sie haben die Möglichkeit, Erfahrungen im kulturellen, filmischen Bereich weiter auszubauen sowie Kontakte zu knüpfen.

Die Berlinale sucht vom 01.11.2026 befristet bis zum 28.02.2027 eine zuverlässige Persönlichkeit als

Protocol Officer Event Protokoll (m/w/d/k)

Ihre Aufgaben - Gestalten, mitwirken und teilhaben.

• Unterstützung bei der Verwaltung von Gästelisten und Einladungsprozessen
• Betreuung der Berlinale-internen Software für das Einladungs- und Einlassmanagements der Berlinale-Veranstaltungen im Verantwortungsbereich der Abteilung Event Protokoll: Gästelisten, Mailings, Einlass
• Prüfung und Gewährleisten der Funktionalitäten der Software in enger Abstimmung mit der hausinternen IT-Abteilung
• Entwickeln von abteilungsinternen, ggfs. auch –übergreifenden Prozessen
• Umsetzen von Software-Inhalten (Mailings, Grafik-Adaptionen) in enger Abstimmung mit Kolleg*innen weiterer Abteilungen
• Koordination des Einlassmanagements über die Software inkl. Erstellung interner und externer Onboardings & Briefings
• Teaminterner Support für Onboardings, inhaltlichen und ggfs. technischen Rückfragen, Sicherstellen der Einhaltung von Deadlines & Timings

Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit.

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Eventmanagement, Kulturmanagement, Medienwissenschaften, Medienkauffrau/mann oder einschlägige Berufserfahrungen mit vergleichbaren Aufgaben
• Sie haben mindestens erste Erfahrungen im Umgang mit Datenbank-Systemen insbesondere im Guestmanagement-Umfeld und haben technisches Grundverständnis für digitale Abläufe
• Sie bringen hervorragende kommunikative und organisatorische Qualitäten sowie ein freundliches und sicheres Auftreten (schriftlich, persönlich wie telefonisch) mit.
• Sie zeichnen sich durch eine engagierte, präzise und selbständige Arbeitsweise aus und schätzen die Arbeit im Team.
• Sie können auf Erfahrungen bei Großevents zurückgreifen.
• Sie stehen Prozessen aufgeschlossen gegenüber und zeigen Interesse an neuen Entwicklungen und Technologien.
• Sie haben eine hohe Affinität zur Film- Medien- und Kulturbranche.
• Sie verfügen über Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch gem. GER C1 in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit und Textsicherheit.
• Sie haben sicheren Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word & Outlook) und verfügen über mindestens Grundkenntnisse bei der Anwendung mit M365

Willkommen bei uns – Das bieten wir.

• Eine Bezahlung in Anlehnung an den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E7)
• Die wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des Mobilen Arbeitens nach Absprache
• Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
• Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen
• Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr
• Attraktive Corporate Benefits

Ihre Bewerbung.

Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) bis 30.08.2026 ausschließlich über den Online-bewerben-Button ein.

Die Bewerbungsgespräche finden in der KW 38

Kontakt und Wissenswertes.

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Miriam Reimers unter info-jobs@kbb.eu gerne zur Verfügung.

Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.

Aus technischen Gründen sind wir aktuell leider noch nicht in der Lage, Bewerbungen ohne Namen zu berücksichtigen. Wir bitten Sie dennoch, bei Ihrer Bewerbung auf die Einsendung eines Bewerbungsfotos und auf Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Herkunft, Ihre geschlechtliche Identität, Ihr Alter oder andere persönliche Merkmale zulassen, zu vermeiden. Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen laden wir ausdrücklich ein, sich bei uns zu bewerben.

Bei weiteren Fragen bitten wir Sie ganz herzlich, unsere Webseite zu besuchen: https://www.kbb.eu. Dort finden Sie Informationen zu unserem Bewerbungsprozess, zu Diversität und Inklusion sowie zu den Datenschutzbestimmungen der KBB GmbH.

Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Verständnis.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!