Gesucht: Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung

© Kletr / Fotolia Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ ist eine weltweit führende Institution in der Umweltforschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden in Leipzig, Halle und Magdeburg forschen wir seit 1991 mit einem transdisziplinären Ansatz an den drängenden Herausforderungen unserer Zeit: Biodiversitätsverlust, Klimawandel und Umweltverschmutzung. Unser Ziel ist es, exzellente Forschung in konkrete Lösungen für Politik, Wirtschaft und Gesellschaft zu übersetzen und als verlässlicher Partner Transformationsprozesse hin zu einer nachhaltigen und gerechten Zukunft für heutige und kommende Generationen zu unterstützen. Dabei leben wir eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt in einem Arbeitsumfeld, das Kreativität und persönliche Weiterentwicklung aktiv fördert. Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung Die Stelle Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern. Ihre Aufgaben Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache) Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung Betreuung von Auszubildenden Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben Wir bieten Die Möglichkeit, gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung Flexible Arbeitszeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Care-Aufgaben und Beruf durch unser Familienbüro Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘ Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebensqualität und sozialer und kultureller Vielfalt Ihr Profil Mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär/in oder Internationale/r Managementassistent/in Erste relevante Berufserfahrung, idealerweise im Geschäftsführungs- oder Vorstandsbereich Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie nachgewiesene sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Sprachniveau B2) in Wort und Schrift Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z. B. Microsoft Office Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert Ausgeprägtes Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten sowie Diskretion Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter und der sexuellen Identität ein. Wir freuen uns auf Menschen, die diverse Hintergründe, Identitäten und Perspektiven repräsentieren. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben. Arbeitsort: Leipzig, mobiles Arbeiten bis zu 50 % nach Absprache möglich Arbeitszeit: 100 % (39 h p. W.) Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder in Teilzeit geeignet. Befristung: befristet / Es wird eine dauerhafte Zusammenarbeit angestrebt. Bewerbende aus ungekündigten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls erfolgt die Besetzung vorerst befristet für 2 Jahre mit dem klaren Ziel der Entfristung. Vergütung: nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes Bewerbungsfrist: 24.08.2026 Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne: Stefanie Baumert stefanie.baumert@ufz.de +49 341 6025‑1283 Heike Peters heike.peters@ufz.de +49 341 6025‑1801 Um eine faire Auswahl zu gewährleisten, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Anlagen) ohne Foto , Altersangabe und Angaben zum Familienstand über unser Online-Portal ein. Jetzt bewerben Weitere Karriereinformationen über das UFZ: www.ufz.de/karriere Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ Permoserstraße 15 04318 Leipzig www.ufz.de/karriere