Kaufmännische Assistenz im Pflegesachverständigenwesen (m/w/d)

Job Description

Teilzeit mit 24 bis 30 Stunden pro Woche | Arbeitsort: Hamburg-Bramfeld | anteiliges Homeoffice nach der Einarbeitung

Über das BWPN

Das BWPN – Bundesweites Pflegenetzwerk unterstützt seit 1998 pflegebedürftige Menschen und ihre Familien dabei, angemessene und möglichst umfassende Leistungen der Pflegeversicherung zu erhalten.

Unser heutiger Schwerpunkt liegt in der fachlichen Prüfung von Pflegegutachten, in der sachverständigen Bewertung von Pflegebedürftigkeit sowie in der Erstellung fundierter Gegengutachten. Auf dieser Grundlage begleiten wir Familien in Widerspruchsverfahren und unterstützen sie auch im Zusammenhang mit sozialgerichtlichen Klageverfahren.

Nach unseren Erfahrungen verlaufen mehr als 90 Prozent der von uns fachlich begleiteten Gegengutachten und Verfahren erfolgreich. Monat für Monat wenden sich rund 40.000 Familien mit ihren Fragen und Anliegen an das BWPN.

Seit nahezu drei Jahrzehnten entwickeln wir praktische und fachliche Hilfen für pflegebedürftige Menschen und ihre Angehörigen. Dazu gehören unter anderem die Etablierung des ersten bundesweiten Pflegetelefons, die Entwicklung einer Notfallkarte für pflegende Angehörige sowie die bundesweite Herausgabe und Verbreitung eines Ratgebers für pflegende Angehörige über Apotheken und Arztpraxen.

Wir sind stolz auf diese Geschichte. Noch wichtiger ist für uns jedoch die tägliche Aufgabe: Menschen in schwierigen Pflegesituationen verlässlich, respektvoll und fachlich fundiert zu unterstützen.

Ihre Aufgabe bei uns

Als kaufmännische Assistenz unterstützen Sie unsere Pflegesachverständigen und weiteren Fachkräfte bei der organisatorischen und administrativen Bearbeitung von Gutachten, Gegengutachten sowie Widerspruchs- und Klageverfahren.

Sie übernehmen keine eigene sachverständige Bewertung, keine rechtliche Beratung und keine alleinige fachliche Fallverantwortung. Ihre Aufgabe besteht in einer zuverlässigen, strukturierten und serviceorientierten Zuarbeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere

· telefonische und schriftliche Kommunikation mit Interessenten, Klientinnen, Klienten und Angehörigen

· freundliche Aufnahme, strukturierte Erfassung und Weiterleitung von Anliegen

· allgemeine Büroorganisation sowie Bearbeitung von Post und E-Mails

· Terminvereinbarung, Terminvorbereitung und Terminnachverfolgung

· Pflege von Kontaktdaten, Vorgängen, Fristen und Wiedervorlagen

· Erfassung und Aktualisierung von Daten in unserem CRM-System

· Anlage, Pflege und Verwaltung digitaler Klienten- und Vorgangsakten

· Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Gutachten, Gegengutachten und Verfahren

· Erstellung und Bearbeitung von Anschreiben und standardisierten Dokumenten

· Nachforderung fehlender Unterlagen nach interner Vorgabe

· organisatorische und administrative Unterstützung unserer Pflegesachverständigen und Fachkräfte

Arbeitsort und Homeoffice

Der vertragliche und tatsächliche Arbeitsort ist unsere Zentrale in Hamburg-Bramfeld. Nach erfolgreicher Einarbeitung bieten wir die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu leisten. Die Stelle ist jedoch ausdrücklich keine reine Homeoffice- oder Remote-Stelle.

Regelmäßige Arbeitstage und persönliche Einsätze in unserer Hamburger Zentrale sind verbindlicher Bestandteil der Tätigkeit. Eine Bewerbung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie in Hamburg oder im gut erreichbaren regionalen Umfeld wohnen und die regelmäßige Anfahrt zuverlässig gewährleisten können.

Bewerbung und Bewerbungsverfahren

Ihre Bewerbung nehmen wir ausschließlich über das für diese Stellenanzeige bereitgestellte Online-Bewerbungsformular entgegen.

Bewerbungen per E-Mail, telefonisch, per Post oder über andere Kontaktwege können wir organisatorisch nicht in das Auswahlverfahren aufnehmen und werden daher nicht berücksichtigt.

Bitte nutzen Sie auch für Rückfragen zum Bewerbungsstand ausschließlich die innerhalb des Online-Bewerbungsverfahrens vorgesehenen Kommunikationsmöglichkeiten.

Hinweis für Personalvermittlungen und externe Recruiting-Anbieter

Für diese Position besteht kein Vermittlungsauftrag an Personalberatungen, Personalvermittlungen, Headhunter, Recruiting-Agenturen oder sonstige externe Anbieter.

Bitte sehen Sie von der unaufgeforderten Übersendung von Kandidatenprofilen, Vermittlungsangeboten, Kooperationsanfragen und werblichen Kontaktaufnahmen ab. Unaufgefordert zugesandte Profile oder Vermittlungsvorschläge werden weder geprüft noch beantwortet und begründen keinen Vermittlungsauftrag, keine Provisionsvereinbarung und keinen sonstigen Vergütungsanspruch.

Interessierte Bewerberinnen und Bewerber reichen ihre Bewerbung bitte persönlich und ausschließlich über das vorgesehene Online-Bewerbungsformular ein.

Voraussetzungen

Ihr fachliches Profil

Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit, in der kaufmännischen Assistenz, in der Verwaltung, in der Sachbearbeitung oder in einem vergleichbaren Aufgabenbereich.

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann oder Bürokauffrau, Kaufmann oder Kauffrau im Gesundheitswesen oder in einem vergleichbaren Beruf, ist von Vorteil. Entscheidend sind für uns jedoch Ihre praktische Erfahrung und Ihre Fähigkeit, zuverlässig in einem anspruchsvollen Büroalltag zu arbeiten.

Das bringen Sie mit

· mehr als fünf Jahre oder entsprechend fundierte Berufserfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich

· sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

· sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, Outlook und möglichst Excel

· Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen

· freundliches, respektvolles und professionelles Auftreten am Telefon und im schriftlichen Kontakt

· klare und verständliche schriftliche Kommunikation

· strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

· sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten

· Verbindlichkeit bei Terminen, Fristen und Absprachen

· die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitig eingehenden Anliegen den Überblick zu behalten

· Bereitschaft, sich in unsere internen Abläufe sowie in Grundlagen der Pflegebegutachtung und Pflegeversicherung einzuarbeiten

Besonders wünschenswert

· Erfahrung mit Zoho One oder einzelnen Zoho-Anwendungen, insbesondere Zoho CRM oder Zoho Recruit

· Berufserfahrung im Sozialwesen, Gesundheitswesen, Pflegebereich oder bei einem Beratungs- oder Sachverständigendienstleister

· Grundkenntnisse der Pflegeversicherung, der Pflegegrade und der Pflegebegutachtung

· Erfahrung mit digitaler Aktenführung und dokumentengestützten Arbeitsabläufen

· Verständnis für Fristen, Nachweise und formal strukturierte Verfahren

Erfahrung im Pflege- oder Gesundheitswesen ist keine zwingende Voraussetzung. Wir erwarten jedoch ein ernsthaftes Interesse an diesem Themenfeld und die Bereitschaft, sich mit den besonderen Anliegen pflegebedürftiger Menschen und ihrer Familien auseinanderzusetzen.

Ihre persönliche Haltung

Unsere Arbeit betrifft Menschen, die sich häufig in belastenden, dringenden oder emotional schwierigen Situationen befinden. Deshalb suchen wir nicht nur eine Bürofachkraft, sondern einen Menschen, der die Bedeutung dieser Aufgabe versteht.

· Empathie und ein respektvoller Umgang mit Menschen

· Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit

· Geduld, Diskretion und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis

· Freude daran, pflegebedürftige Menschen und ihre Angehörigen durch die eigene Arbeit zu unterstützen

· Identifikation mit dem gesellschaftlichen Auftrag des BWPN

Die Tätigkeit ist selbstverständlich eine bezahlte berufliche Aufgabe. Im Mittelpunkt sollte dennoch die Bereitschaft stehen, mit der eigenen Arbeit zu einer konkreten Verbesserung für pflegebedürftige Menschen und ihre Familien beizutragen.

Vorteile

Das bieten wir Ihnen

· eine sinnstiftende Tätigkeit mit unmittelbarem gesellschaftlichem Nutzen

· eine langfristig ausgerichtete Teilzeitstelle mit 24 bis 30 Wochenstunden

· eine sorgfältige und strukturierte Einarbeitung

· einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich zwischen Büroorganisation, Kommunikation und administrativer Unterstützung

· anteiliges Homeoffice nach der Einarbeitung

· persönliche Zusammenarbeit in unserer Hamburger Zentrale

· kurze Entscheidungswege

· einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich

· ein Arbeitsumfeld, in dem Verlässlichkeit, Haltung und Menschlichkeit zählen

· die Möglichkeit, die Arbeit eines seit 1998 bundesweit tätigen Pflegenetzwerks aktiv zu unterstützen

Warum diese Stelle besonders ist

Sie arbeiten nicht in einer beliebigen Verwaltungstätigkeit. Ihre Arbeit unterstützt unmittelbar Menschen, die auf fachliche Hilfe bei Pflegegutachten, Gegengutachten sowie Widerspruchs- und Klageverfahren angewiesen sind.

Sie werden Teil eines seit 1998 bundesweit tätigen Pflegenetzwerks mit langjähriger Erfahrung, hoher fachlicher Reputation und einem klaren gesellschaftlichen Auftrag.

Requirements
Ihr fachliches Profil Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit, in der kaufmännischen Assistenz, in der Verwaltung, in der Sachbearbeitung oder in einem vergleichbaren Aufgabenbereich. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann oder Bürokauffrau, Kaufmann oder Kauffrau im Gesundheitswesen oder in einem vergleichbaren Beruf, ist von Vorteil. Entscheidend sind für uns jedoch Ihre praktische Erfahrung und Ihre Fähigkeit, zuverlässig in einem anspruchsvollen Büroalltag zu arbeiten. Das bringen Sie mit · mehr als fünf Jahre oder entsprechend fundierte Berufserfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich · sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift · sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, Outlook und möglichst Excel · Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen · freundliches, respektvolles und professionelles Auftreten am Telefon und im schriftlichen Kontakt · klare und verständliche schriftliche Kommunikation · strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise · sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten · Verbindlichkeit bei Terminen, Fristen und Absprachen · die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitig eingehenden Anliegen den Überblick zu behalten · Bereitschaft, sich in unsere internen Abläufe sowie in Grundlagen der Pflegebegutachtung und Pflegeversicherung einzuarbeiten Besonders wünschenswert · Erfahrung mit Zoho One oder einzelnen Zoho-Anwendungen, insbesondere Zoho CRM oder Zoho Recruit · Berufserfahrung im Sozialwesen, Gesundheitswesen, Pflegebereich oder bei einem Beratungs- oder Sachverständigendienstleister · Grundkenntnisse der Pflegeversicherung, der Pflegegrade und der Pflegebegutachtung · Erfahrung mit digitaler Aktenführung und dokumentengestützten Arbeitsabläufen · Verständnis für Fristen, Nachweise und formal strukturierte Verfahren Erfahrung im Pflege- oder Gesundheitswesen ist keine zwingende Voraussetzung. Wir erwarten jedoch ein ernsthaftes Interesse an diesem Themenfeld und die Bereitschaft, sich mit den besonderen Anliegen pflegebedürftiger Menschen und ihrer Familien auseinanderzusetzen. Ihre persönliche Haltung Unsere Arbeit betrifft Menschen, die sich häufig in belastenden, dringenden oder emotional schwierigen Situationen befinden. Deshalb suchen wir nicht nur eine Bürofachkraft, sondern einen Menschen, der die Bedeutung dieser Aufgabe versteht. · Empathie und ein respektvoller Umgang mit Menschen · Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit · Geduld, Diskretion und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis · Freude daran, pflegebedürftige Menschen und ihre Angehörigen durch die eigene Arbeit zu unterstützen · Identifikation mit dem gesellschaftlichen Auftrag des BWPN Die Tätigkeit ist selbstverständlich eine bezahlte berufliche Aufgabe. Im Mittelpunkt sollte dennoch die Bereitschaft stehen, mit der eigenen Arbeit zu einer konkreten Verbesserung für pflegebedürftige Menschen und ihre Familien beizutragen.