Terminierungskraft (m/w/d) für unser zentrales Office in Goslar

Deine Aufgaben

Das sind deine Aufgaben

• Du planst und koordinierst eigenverantwortlich Termine für mehrere Standorte und therapeutische Fachbereiche.
• Du organisierst Neuaufnahmen und findest passende Behandlungstermine für unsere Patientinnen und Patienten.
• Du denkst bei der Terminplanung aktiv mit und findest kreative Lösungen, wenn Termine verschoben oder neu organisiert werden müssen.
• Du führst und pflegst unsere Wartelisten aktiv und behältst offene Anfragen zuverlässig im Blick.
• Du unterstützt aktiv dabei, die Wartezeiten für unsere Patientinnen und Patienten möglichst kurz zu halten.
• Du besetzt kurzfristig frei werdende Termine und sorgst für eine wirtschaftlich sinnvolle Auslastung unserer Kalender.
• Bei Urlaub, Krankheit oder kurzfristigen Änderungen planst du vorausschauend um, setzt Prioritäten und findest passende Lösungen.
• Du kommunizierst telefonisch freundlich, klar und verbindlich mit unseren Patientinnen und Patienten.
• Auch bei vielen Anrufen oder emotionalen Gesprächen bleibst du ruhig, respektvoll und lösungsorientiert.
• Du bearbeitest Anfragen professionell per E-Mail und kommunizierst mit Patientinnen und Patienten, Institutionen sowie internen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• Du stimmst dich eng mit unseren Therapeutinnen und Therapeuten, Rezeptionskräften und dem Terminierungsteam ab.
• Du arbeitest kollegial mit dem gesamten Terminierungsteam zusammen und ihr unterstützt euch gegenseitig im Arbeitsalltag.
• Du bringst eigene Ideen ein und unterstützt uns dabei, unsere Terminorganisation und unsere digitalen Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Du dokumentierst Änderungen sorgfältig und sorgst jederzeit für eine übersichtliche und aktuelle Terminplanung.

Dein Profil

Organisation ist genau dein Ding?

Du liebst es, wenn aus vielen einzelnen Anfragen ein gut organisierter und sinnvoll geplanter Kalender entsteht?

Du telefonierst gerne und empfindest den täglichen Kontakt mit Menschen nicht als Belastung, sondern als Bereicherung?

Du behältst auch dann den Überblick, wenn das Telefon mehrfach hintereinander klingelt, Termine kurzfristig verschoben werden und mehrere Anliegen gleichzeitig auf deinem Schreibtisch landen?

Dann passt du vielleicht perfekt zu uns!

Für unser zentrales Office in Goslar suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und lösungsorientierte Terminierungskraft (m/w/d), die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und unsere täglichen Abläufe aktiv mitzugestalten.

Deine Arbeit macht den Unterschied

Hinter einer erfolgreichen Therapie steht nicht nur die Behandlung selbst. Es braucht auch Menschen, die im Hintergrund mitdenken, koordinieren und dafür sorgen, dass Patientinnen und Patienten möglichst schnell die passende Therapie erhalten.

Genau hier kommst du ins Spiel.

Mit deinem Organisationstalent sorgst du jeden Tag dafür, dass Patientinnen und Patienten möglichst schnell die passende Therapie erhalten. Du findest Lösungen, wenn Termine ausfallen, denkst vorausschauend und arbeitest eng mit unserem Terminierungsteam zusammen. Deine Arbeit hat direkten Einfluss darauf, wie gut unsere Versorgung funktioniert.

Du bist eine wichtige Verbindung zwischen unseren Patientinnen und Patienten, Therapeutinnen und Therapeuten, Rezeptionskräften und Standorten. Mit deiner Arbeit sorgst du dafür, dass unsere Kalender gut gefüllt, Terminlücken schnell geschlossen und Änderungen zuverlässig umgesetzt werden.

Deine Arbeit hat direkten Einfluss darauf, wie gut unsere Versorgung funktioniert, wie lange unsere Patientinnen und Patienten auf einen Therapieplatz warten und wie sinnvoll unsere therapeutischen Kapazitäten genutzt werden.

Manchmal ändern sich Termine kurzfristig, mehrere Anfragen treffen gleichzeitig ein und es müssen schnell neue Lösungen gefunden werden. Genau solche Situationen motivieren dich, weil du strukturiert bleibst, Prioritäten erkennst und gerne Verantwortung übernimmst.

Wichtig vorab

Zwei feste Nachmittage pro Woche bis 18:00 Uhr gehören verbindlich zu dieser Stelle. Bitte bewirb dich nur, wenn du diese Arbeitszeiten dauerhaft ermöglichen kannst.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Terminmanagement, Office-, Praxis- oder Dienstleistungsbereich.
• Du hast Freude am täglichen telefonischen Kontakt mit Menschen und findest auch in anspruchsvollen Gesprächen die richtigen Worte.
• Du kannst dich mündlich und schriftlich sehr gut ausdrücken.
• Du bist belastbar und bleibst auch dann freundlich und lösungsorientiert, wenn viele Dinge gleichzeitig passieren.
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig.
• Du erkennst Prioritäten schnell, handelst vorausschauend und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.
• Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
• Du arbeitest gerne im Team und unterstützt deine Kolleginnen und Kollegen selbstverständlich.
• Du hast Freude daran, Abläufe zu verbessern, neue Lösungen zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
• Du trittst freundlich, verbindlich und lösungsorientiert auf.
• Du arbeitest sicher mit Word und Excel. Du musst kein Profi sein, solltest dich in beiden Programmen jedoch routiniert bewegen und die grundlegenden Funktionen im Arbeitsalltag zuverlässig anwenden können.
• Du hast keine Berührungsängste gegenüber neuen Softwareprogrammen und arbeitest dich gerne in digitale Systeme und Anwendungen ein.

Damit arbeitest du bei uns

• BuchnerFlow
• Rapidy
• Outlook
• Word
• Excel
• Signal
• digitaler Telefonassistent

Du kennst noch nicht alle Programme? Kein Problem. Wir arbeiten dich strukturiert in unsere Systeme und Abläufe ein. Wichtig ist uns, dass du bereits sicher mit Word und Excel umgehen kannst und offen dafür bist, dich in weitere Programme einzuarbeiten.

Gemeinsam digital weiterdenken

Digitalisierung ist für uns kein fertiges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Deshalb wünschen wir uns eine Person, die digitalen Veränderungen offen gegenübersteht, Abläufe mitdenkt und Lust darauf hat, unsere Terminorganisation gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.

Warum wir?

Über uns

Wir sind die GET Therapie GmbH – ein wachsendes Unternehmen mit mehreren Standorten und den therapeutischen Fachbereichen Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie.

Bei uns erwartet dich kein steifes Arbeitsumfeld, sondern ein lebendiges Unternehmen mit kurzen Wegen, viel Teamgeist und Menschen, die gemeinsam etwas bewegen möchten.

Wir arbeiten professionell, lachen gerne miteinander und unterstützen uns gegenseitig – auch dann, wenn es im Alltag einmal besonders turbulent wird.

Das erwartet dich bei uns

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit echtem Einfluss auf unsere täglichen Abläufe und die Versorgung unserer Patientinnen und Patienten
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der kein Tag wie der andere ist
• Feste und planbare Arbeitszeiten mit zwei verbindlichen Nachmittagen pro Woche bis 18:00 Uhr
• Ein moderner Arbeitsplatz in unserem zentralen Office in Goslar
• Eine strukturierte und persönliche Einarbeitung
• Klare Zuständigkeiten und verlässliche Prozesse
• Ein wertschätzendes, familiäres und humorvolles Team, das sich gegenseitig unterstützt und Herausforderungen gemeinsam löst
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Terminorganisation mitzuwirken
• Raum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge
• Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen

Das bieten wir dir

• Mitarbeit in einem tollen und wertschätzenden Team
• Direkte Unterstützung durch unseren Office Manager
• Überdurchschnittliche Vergütung
• JobRad
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Hansefit und betriebliche Gesundheitsförderung
• Mindestens zwei Teamaktivitäten pro Jahr
• Moderne Büroräume und zeitgemäße Arbeitsausstattung
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Strukturierte Einarbeitung und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, unsere Terminorganisation und Digitalisierung aktiv mitzugestalten

Klingt nach deiner neuen Aufgabe?

Dann sende uns deine Bewerbung unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung per E-Mail an:

bewerbung@get-therapie.de

Deine Ansprechpartnerin
Nicole Glorius
Personalabteilung

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und vielleicht schon bald in unserer #getfamily willkommen zu heißen.