Koordinator*in Digitalisierung und E-Akte (m/w/d)

Koordinator*in Digitalisierung und E-Akte (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 22-018/26

Job trifft Lebensqualität. In Münster. Münster wächst. Immer mehr Menschen wollen hier studieren, arbeiten, wohnen, leben. Rund 320.000 Menschen sind heute hier zu Hause. Ein Wachstum, das wir mitgestalten. Als einer der größten Arbeitgeberinnen vor Ort kommt der Stadt Münster eine Schlüsselrolle zu. Unser Ziel: Münsters hohe Lebensqualität zu erhalten und zu verbessern. Wir laden Sie ein, daran mitzuarbeiten!

Wir suchen für das Stadtplanungsamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.10.2027 mit 34 Wochenstunden eine*n Koordinator*in Digitalisierung und E-Akte (m/w/d).

Sie wirken an der Digitalisierung zentraler Verwaltungsprozesse mit, entwickeln zukunftsfähige Abläufe und begleiten die Mitarbeitenden bei der erfolgreichen Umstellung auf die digitale Aktenführung. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Einführung der elektronischen Akte im Stadtplanungsamt aktiv mit!

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie koordinieren die Einführung der elektronischen Akte im Stadtplanungsamt und klären dabei insbesondere die fachlichen Anforderungen, beispielsweise zu Zugriffsrechten, Aktenbetreffen, Aufbewahrungsfristen und Belegarten.
• Im Rahmen der Vorbereitung und Einführung der elektronischen Akte begleiten Sie die Anpassung der Hard- und Softwareausstattung des Stadtplanungsamtes.
• Die Mitarbeitenden unterstützen Sie bei der Ermittlung der fachlichen Anforderungen und binden diese aktiv in den Umstellungsprozess auf die elektronische Aktenführung ein.
• Zudem entwickeln und spezifizieren Sie die elektronischen Bearbeitungs- und Ablageprozesse der unteren Denkmalbehörde und wirken an deren Umsetzung mit.

Ihr Profil

• Sie qualifizieren sich mit der Befähigung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt oder einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang II, mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung im IT- oder Digitalisierungsbereich.
• alternativ: Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium mit IT-Bezug, vorzugsweise im Bereich der Verwaltungsinformatik, Informatik, Wirtschaftsinformatik oder BWL, mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung adäquat zum Studium.
• alternativ: Sie verfügen über eine IT-Ausbildung z.B. als Fachinformatiker*in oder IT Systemkaufmann/Systemkauffrau oder eine abgeschlossene Fortbildung als Bachelor Professional in IT (ehem. Operative Professional) (IHK) mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung im IT- oder Digitalisierungsbereich.
• alternativ: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mit mindestens vierjähriger Berufserfahrung im IT- oder Digitalisierungsbereich.

Sie können sich bereits jetzt bewerben, wenn Sie die o. g. Voraussetzungen bis zum Stichtag 30.11.2026 erfüllen werden.

Ihre Kompetenzen

• Sie kommunizieren adressatengerecht und arbeiten kooperativ mit unterschiedlichen Beteiligten zusammen. Dabei gelingt es Ihnen, fachliche Anforderungen aufzunehmen, verschiedene Perspektiven zusammenzuführen und gemeinsame Lösungen zu entwickeln.
• Sie begegnen Veränderungen offen und gestalten die Einführung neuer digitaler Arbeitsweisen aktiv mit. Dabei unterstützen Sie Kolleg*innen dabei, neue Prozesse zu verstehen und erfolgreich anzuwenden.
• Sie organisieren Ihre Aufgaben strukturiert und behalten auch bei parallel laufenden Arbeitspaketen den Überblick. Dabei setzen Sie Prioritäten und sorgen für eine zuverlässige Umsetzung Ihrer Vorhaben.

Unser Angebot

• Gehalt: Wir bieten Ihnen eine transparente tarifliche Bezahlung nach der Entgeltgruppe 11 TVöD-VKA, das bedeutet je nach Berufserfahrung 4.669 € - 6.326 € brutto (Vollzeit), hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 85 % sowie eine leistungsorientierte Bezahlung (LoB).
• Work-Life-Balance: Durch Home-Office und Gleitzeit ermöglichen wir Ihnen die zeitliche und örtliche Flexibilität, die Sie für Ihr Leben brauchen. Überstunden werden bei uns transparent erfasst und durch Freizeit oder Vergütung ausgeglichen.
• Standort: Ihnen stehen moderne Büroräume in der attraktiven Hafengegend Münsters zur Verfügung. Für Ihre Mittagspause bietet die Kantine im Haus gesunde und vielfältige Gerichte, darunter natürlich auch vegane und vegetarische Optionen.
• Corporate Benefits: Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen Zugang zu exklusiven Rabatten und Sonderkonditionen auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen - von Freizeitaktivitäten bis hin zu Alltagsangeboten.
• Mobilität: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten 'JobTicket“ für den ÖPNV.

Bei uns zu arbeiten hat viele Vorteile - der öffentliche Dienst ist nur einer davon. Was uns noch zu einer attraktiven Arbeitgeberin macht, finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile.

Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.

Die Stelle ist teilbar.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Annabelle Zerna vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 10 84, E-Mail: Zerna@stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen Ludger Brinkmann (Tel. 02 51/4 92 - 6140, E-Mail: BrinkmannL@stadt-muenster.de) zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 23.08.2026 über unseren Online-Bewerbungsmanager. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 11.09.2026 statt. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung.