Mitarbeiter*Mitarbeiterin zentrales Hochschulsekretariat (m/w/d)

Auf einen Blick

Wo: Health Innovation University of Applied Sciences
Ort: Brebacher Weg 15, Haus 2 in 12683 Berlin
Ab wann: zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit Aussicht auf unbefristete Anstellung)
Umfang: Teilzeit, 30 Wochenstunden (Aufstockung auf Vollzeit möglich)

Die Health Innovation University of Applied Sciences ist der neue Name der IB Hochschule für Gesundheit und Soziales. Die HIU ist eine private, staatlich anerkannte Hochschule mit Sitz in Berlin und weiteren Studienzentren in Hamburg, München und Stuttgart. Als Teil der Global Education Network Group eröffnen sich nicht nur für Studierende, sondern auch für Mitarbeitende national wie international neue Perspektiven.
Wir sind eine zukunftsorientierte Hochschule für Gesundheit, an der Innovation, Technologie und menschenzentrierte Lehre auf die langjährige Qualität deutscher akademischer Bildung und echte medizinische Expertise treffen.

Für unser Zentrales Hochschulsekretariat suchen wir dich, als gute Seele des Hauses. Die Stelle ist ab sofort frei und zunächst für 2 Jahre befristet, wobei wir eine unbefristete Beschäftigung anstreben.

Wir fördern aktiv die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden. Wir freuen uns daher über alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Behinderung, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins. Zur Zuordnung der Bewerbung bitten wir um die Angabe der Stellennummer (HS-B-80)

Aufgaben

Front Office

• Ansprechpartner*in für Studieninteressierte, Studierende, Absolvent*innen, Lehrende und Lieferanten vor Ort, per E-Mail und telefonisch
• Erstellung von Bescheinigungen, Studierendenausweisen etc.

Back Office

• Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost (digital/analog)
• Verwaltung von Studierendenakten (digital/analog)
• Unterstützung bei Zulassungsprüfungen
• Verwaltung der Handkasse
• Büro- und Seminarmittelbestellung
• Vorbereitungen der Semesterstarts
• Zentrale Bearbeitung und Versand von Immatrikulationsbescheinigungen, Studierendenausweisen und Deutschlandsemestertickets
• Pflege der Studierendendatenbank, Erstellung und Koordination von Studierendenstatistiken
• Vorbereitende Buchhaltung (Belegprüfung und Kontierung)
• Verwaltung von Dozentenakten und Ausstellung von Honorarverträgen
• Vorbereitung und Hilfe bei Durchführung von Hochschulveranstaltungen

Profil

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder ähnliche Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat und Bürokommunikation sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel und PowerPoint)
• sehr gute Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisations- und Kommunikationsstärke, souveränes und freundliches Auftreten
• strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick
• ausgeprägte Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
• Interesse an der Digitalisierung von Arbeitsprozessen

Was wir bieten

• 30 Tage Jahresurlaub (Bei einer 5-Tage-Woche)
• Cooperate Benefits – Mitarbeiter Benefit Programm
• Kooperativer Führungsstil mit kurzen Entscheidungswegen
• Weiterbildungsangebote zur beruflichen Weiterentwicklung
• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im Kontext einer privaten Hochschule
• ein unterstützendes, engagiertes und sympathisches Team in einer offenen Unternehmenskultur

Über uns

Die Health Innovation University of Applied Sciences ist der neue Name der IB Hochschule für Gesundheit und Soziales. Die HIU ist eine private, staatlich anerkannte Hochschule mit Sitz in Berlin und weiteren Studienzentren in Hamburg, München und Stuttgart. Als Teil der Global Education Network Group eröffnen sich nicht nur für Studierende, sondern auch für Mitarbeitende national wie international neue Perspektiven.

Wir sind eine zukunftsorientierte Hochschule für Gesundheit, an der Innovation, Technologie und menschenzentrierte Lehre auf die langjährige Qualität deutscher akademischer Bildung und echte medizinische Expertise treffen.