Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d)

Ausschreibungs-ID: 1033/26

Eintrittstermin:

nächstmöglicher Zeitpunkt

Bewerbungsfrist:

04.09.2026

Entgeltgruppe:

EG 8

Befristung:

unbefristet

Umfang:

100% Vollzeit (38,7h)

Die Universität zu Lübeck steht für exzellente Forschung und exzellente Lehre. Wir sind eine moderne Stiftungsuniversität mit thematisch fokussierten Studiengängen. Unter dem Motto „Im Focus das Leben“ bieten wir als Life-Science-Universität ein Spektrum von Medizin, Gesundheitswissenschaften und Psychologie bis hin zu Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik an.

Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d)

ITSC

Am Informationstechnologie-Service-Center ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz der Betriebsleitung (m/w/d) unbefristet (derzeit 38,7 Stunden pro Woche) zu besetzen. Das ITSC (IT-Service-Center) ist die zentrale IT-Einrichtung der Universität zu Lübeck. Es betreibt und betreut die gesamte zentrale IT-Infrastruktur und Medientechnik für Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung. Wir sind ein Team von ca. 50 Mitarbeitenden plus studentischen Hilfskräften.

Ihr Aufgabengebiet:

• Selbstständige Organisation und Koordination der administrativen Abläufe des ITSC
• Klassische Sekretariatsaufgaben
• Veranstaltungsplanung und -vorbereitung
• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Kommunikation mit der Universitätsverwaltung
• Vorbereitung von Verträgen/Anträgen für studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte in Zusammenarbeit mit der Leitung und der Personalabteilung
• Begrüßung und Betreuung neuer Mitarbeitenden und studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften
• Vertragsmanagement (Digitalisierung)
• Controlling Reisekostenabrechnungen, Weiterbildungen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Abwesenheitsvertretung IT-Controlling
• Verwaltung von Schließberechtigungen

Ihre Qualifikationen und Kompetenzen:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich
• Sichere IT-Kenntnisse, insbesondere MS Office, sowie die Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Lust, spontan mit anzupacken und strukturiert zu arbeiten
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Soziale Kompetenz und großen Spaß an Teamarbeit
• Deutsch mind. auf C1-Niveau
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Projekt-, Finanz- oder Drittmittelmanagement
• Unterstützende Verwendung von KI-Tools

Wir bieten Ihnen:

• Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung (TV-L)
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
• Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmöglichkeiten (nach individueller Prüfung) sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• NAH.SH/ Deutschland-Jobticket, Teilnahme am Hochschulsport, vergünstigtes Mensaessen auf dem Campus und weitere Corporate Benefits
• Gesundheitsmanagement „Gesunde Hochschule“
• Eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch die Arbeitgeberin (VBL)
• Einen sicheren Arbeitsplatz sowie ein universitäres Umfeld mit seiner typisch lebendigen und innovativen Ausprägung, mit zahlreichen Veranstaltungen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der Tarifautomatik bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen bis zur oben aufgeführten Entgeltgruppe. Eine endgültige Stellenbewertung bleibt vorbehalten.

Die Universität zu Lübeck versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrer Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Als Bewerberin oder Bewerber mit Schwerbehinderung oder als ihnen gleichgestellte Person berücksichtigen wir Sie bei entsprechender Eignung bevorzugt.

Ihr Kontakt für weitere Fragen:

Herr Helge Illig

+49 451 / 3101 2000

helge.illig@uni-luebeck.de

Ausführliche Informationen rund um die Stellenangebote und Benefits an der Universität zu Lübeck finden Sie online unter

https://stellenangebote.uni-luebeck.de

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Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich bis zum 04.09.2026 über unser Online-Bewerbungsformular

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Universität zu Lübeck Der Präsident Referat Personal