Teamassistenz Governance & Movement Relations (all genders)

Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit. Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Million Artikel. Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software, wie z. B. Wikidata und setzen uns beim Zugang zu Wissen, der Öffnung von Bildung und Forschung und mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein.

Für unser Team Governance & Movement Relations mit Sitz in Berlin suchen wir eine Teamassistenz Governance & Movement Relations (all genders), in Teilzeit (28 - 32 Stunden), unbefristet und mit Start idealerweise zum 01.10.2026 oder früher.

Diese Position ist als hybrides Arbeitsmodell mit wöchentlicher Präsenz (gerne 2-3x Woche) in unserer Geschäftsstelle in Berlin angelegt.

Über die Position & das Team:

Das Team Governance & Movement Relations unterstützt die Zusammenarbeit der Vereinsgremien und stärkt die Positionierung von Wikimedia Deutschland im globalen Wikimedia Movement. Das Team koordiniert und begleitet Entscheidungsprozesse von Präsidium und Vorstand und organisiert zentrale Formate wie Präsidiumssitzungen, Mitgliederversammlungen oder Managementteam-Formate. Außerdem verantwortet es die Berichterstattung der Geschäftsstelle an das Präsidium. Ein weiterer Schwerpunkt der Arbeit des Teams ist die Vernetzung von Wikimedia Deutschland innerhalb des internationalen Movements. Gemeinsam mit anderen Wikimedia-Organisationen entwickeln wir Impulse zum Umgang mit globalen Trends und arbeiten in Veranstaltungen und Projekten daran, Wikimedia nachhaltig zu stärken und auf externe Herausforderungen vorzubereiten. Darüber hinaus berät das fünfköpfige Team interne Fachbereiche bei der Zusammenarbeit und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.

Das bewirken Sie bei uns:

Admin Support für Team und Teamleitung (ca. 60%)

• Sie bringen Menschen, Termine und Aufgaben zusammen: Sie unterstützten bei der Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation sowie Weiterentwicklung von Meetings (inkl. Koordination, Kommunikation) und koordinieren die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung WMDE-interner Formate (z.B. Office Hours und Townhalls).
• Sie bringen Struktur in unsere administrativen Abläufe: Von der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungskontrolle über Projektmanagement-Support bis hin zur Übersetzungen von Dokumenten und Texten (u.a. E-Mails, Berichte, Präsentationen) auf Deutsch oder Englisch sind Sie in verschiedene allgemeine administrative Aufgaben involviert.
• Sie haben relevante Informationen im Blick: Durch ihre unterstützende inhaltliche Recherche und Monitoring von Themen (Lektüre und Zusammenfassung von Blogbeiträgen, Newslettern, Berichten u.a.) rund ums Movement und Wikimedia Deutschland bleibt das Team stets gut informiert.
  

Event Support für Team, Vorstand und Präsidium (ca. 40%)

• Sie sorgen dafür, dass alle zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind: Sie planen Reisen von der Anfahrt bis zur Unterkunft und koordinieren Hotel-, Catering- und Restaurantbuchungen für Team, Vorstand und Präsidium. Außerdem unterstützen Sie externe Formate in unserer Geschäftsstelle sowie größeren Veranstaltungen (wie unsere jährliche Mitgliederversammlung oder Movement Events) und koordinieren die organisatorische Vorbereitung der Teilnahme von WMDE-Delegationen an internationalen Events (z.B. Wikimania).
• Sie halten die Fäden zusammen: Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen unserem Programmteam und den Kolleg*innen vom Eventteam und sorgst für eine reibungslose Kommunikation und Organisation.

Das zeichnet Sie aus:

• Sie bringen Erfahrung in der Projekt- oder Teamassistenz sowie im Eventmanagement von virtuellen, hybriden und vor Ort Veranstaltungen mit und sind mit digitalen Anwendungen für Organisations- und Projektmanagement vertraut.
• Sie denken mit, arbeiten zuverlässig sowie mit Sorgfalt, mit einem hohen Qualitätsanspruch und gehen mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll um.
• Durch ihre strukturierte Arbeitsweise verlieren Sie auch bei komplexen Aufgaben nicht den Überblick und bewegen sich sicher in einem Umfeld mit vielen Beteiligten mit unterschiedlichen Anforderungen.
• Idealerweise haben Sie bereits (internationale) Erfahrung in einem Verein, einer Non-Profit-Organisation oder in ähnlichen Organisationen bzw. Vereinsstrukturen und arbeiten gerne in komplexen Stakeholder-Umgebungen.
• Sie interessieren sich für Freies Wissen, Governance von gemeinnützigen Organisationen und internationale Zusammenarbeit.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Interesse?

Bitte bewerben Sie sich inkl. Motivationsschreiben (ja, wir lesen Motivationsschreiben), Lebenslauf und ggf. Arbeitszeugnisse über unser Jobportal. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchen Wunschnamen Sie gerne angesprochen werden möchten.