Executive Assistant (m/w/d)

Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.
Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.

Aufgaben

Executive & Administrative Support

• Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
• Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
• Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
  Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
• Unterstützung in parallel laufenden Initiativen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
• Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
• Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg

Inhaltliche & organisatorische Unterstützung

• Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
• Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement)

Effizienz & Struktur

• Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
• Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
• Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst

Qualifikation

Must-haves

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
• Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek
• Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen

Soft Skills, die entscheidend sind

• Proaktivität
• Multitasking & Stressresistenz
• Struktur & Selbstständigkeit
• Kommunikationsstärke

Nice to have

• Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
• Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern

Benefits

Das erwartet Dich bei uns:

• eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten
• Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
• ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
• hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
• 30 Urlaubstage
• ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
• Sprachkurse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das gibt’s obendrauf als Benefits:

• regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
• ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
• Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
• jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
• Mitgestaltung von Beginn der Karriere an (YEF- Young Employee Forum)
• Lunchroulette

Interested? Intrigued? Inspired? – Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Wir sind ein internationales, integriertes Beratungs- und Ingenieurbüro mit über 40 Standorten weltweit, über 80 Partnerinnen und Partnern sowie mehr als 2.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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