Office Managerin (m/w/d)

Unser Auftraggeber mit Sitz in Berlin Grünau ist seit über 20 Jahren auf das Management sowie die kaufmännische und technische Verwaltung von Shopping-Centern, Fachmarktzentren und Büroimmobilien spezialisiert. Die interne Architekturabteilung plant und realisiert dafür Revitalisierungs- und Optimierungskonzepte. An sieben Standorten setzen sich über 40 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür ein, dass Einkaufen auch künftig ein Erlebnis bleibt.

In dieser vielseitigen Position stellen Sie den reibungslosen Ablauf im Büro sicher und fungieren als zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsleitung, verschiedene Abteilungen sowie externe Partner. Weiterhin unterstützen Sie die Einführung neuerer digitaler Arbeitsweisen und Tools und helfen dadurch mit, dass Informationen effizient und eindeutig weitergegeben werden.

Aufgaben

Ihre wichtigsten Aufgaben:

• Sie übernehmen vielseitige Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefonmanagement, Ablage, Gästebetreuung sowie der Koordination von Terminen und Reisen.
• Sie gewährleisten einen funktionierenden und produktiven Büroablauf, sind für die Protokollführung und Rechnungsprüfung verantwortlich, koordinieren Wartungen und Problembeseitigung im Bereich IT, die Materialbeschaffung und die Steuerung externer Dienstleister.
• Sie unterstützen bei personalbezogenen Aufgaben wie dem Onboarding neuer Mitarbeitender, der Urlaubsplanung, der Planung von Schulungen und der Zeiterfassung.
• Außerdem wirken Sie aktiv in der Unternehmenskommunikation mit und betreuen u.a. die Pflege der Website sowie die Erstellung von Newslettern und Präsentationen.

Qualifikation

Ihr beruflicher Hintergrund:

• eine einschlägige Ausbildung, z.B. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation, als Sekretärin, Assistenzkraft oder ein ähnlicher Hintergrund
• mehrjährige Erfahrung in einem ähnlichem Umfeld (z.B. Immobilien, Bauingenieurwesen, Architektur, Handwerk o.ä.)
• sehr gute MS Office-Kenntnisse und Interesse an neueren digitalen Arbeitsmitteln
• Sie sind ein Organisationstalent, kommunikationsstark, flexibel, teamfähig und souverän im Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind eine wichtige Voraussetzung, Englischkenntnisse wären von Vorteil

Benefits

Das können Sie erwarten:

• eine sichere, langfristige Festanstellung (Vollzeit oder Teilzeit mit 32 Stunden) in einem zukunftssicher aufgestellten Unternehmen
• eine attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub und auf Ihren Bedarf abgestimmte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein modernes Büro in sehr guter Lage in Berlin Grünau, direkt am Wasser und mit großer Dachterrasse, Wassersportmöglichkeiten direkt vor der Tür, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, PKW, Rad oder Boot!
• eine wirklich vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen, engagierten Team
• regelmäßige Teamevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier u.a.
• verschiedene Mitarbeiterrabatte, z.B. für private Hotelübernachtungen sowie vergünstigte Sport- und Fitnessangebote über Gympass
• Home-Office Möglichkeit
• selbstverständlich sind kostenlose Getränke, Kaffee, Obstkorb u.a.m.

So geht es weiter:

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie unterstützen können. Für mehr Infos und einen ersten Abgleich, ob es passen könnte, steht Ihnen Thomas Löser unter +49 170 4729 798 zur Verfügung.

Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung vertraulich. Bitte bewerben Sie sich hier ganz einfach über den Bewerbungsbutton oder per E-Mail an kontakt@loeser-personalberatung.de.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Seit 2005 besetzen wir für kleine und mittelständische Unternehmen erfolgreich Positionen im Raum Berlin/Brandenburg mit Fach- und Führungskräften. Unsere Schwerpunkte liegen in den Bereichen Bauingenieurwesen und Architektur, Immobilienwirtschaft, Einkauf und Vertrieb sowie Medizintechnik.

Dabei sind meine Erfahrungen aus eigener beruflicher Tätigkeit sehr hilfreich - zunächst als Handwerker, im Vertrieb, als Niederlassungsleiter und hunderten selbst durchgeführten Trainings und Coachings.

Interessenten und Bewerber unterstütze ich bestmöglich in allen Phasen der Bewerbung. Sie bekommen ein Feedback zu Ihren Bewerbungsunterlagen und erhalten Vorschläge, wie Sie diese optimieren können. Ich berate Sie bei der Stellenauswahl. In der Regel kenne ich Ihren potenziellen neuen Arbeitgeber und Arbeitsplatz bereits und bereite mit Ihnen das Vorstellungsgespräch individuell vor. Das sichert Ihnen einen deutlichen Vorsprung gegenüber einer Direktbewerbung beim Unternehmen!