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Universitätsklinikum Ulm
Managementassistenz der Klinikdirektion (w/m/d).Universitätsklinikum Ulm • Ulm, de
Managementassistenz der Klinikdirektion (w/m/d).

Managementassistenz der Klinikdirektion (w/m/d).

Universitätsklinikum Ulm • Ulm, de
Vor 5 Tagen
Stellenbeschreibung
Die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie III des Universitätsklinikums Ulm sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und engagierte Managementassistenz der Klinikdirektion (w/m/d).

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende. Die Position ist unmittelbar der Klinikdirektion zugeordnet. Sie verbindet die eigenverantwortliche Organisation des Direktionssekretariats mit Aufgaben im Personal-, Gremien-, Projekt- und Veranstaltungsmanagement. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die komplexe Abläufe sicher strukturiert, Prioritäten erkennt und die Klinikleitung vorausschauend und verlässlich unterstützt. Ihre Aufgaben:
  • Eigenständige Organisation und Steuerung des Direktionssekretariats
  • Koordination und Priorisierung von Terminen, Fristen und laufenden Vorgängen
  • Vorbereitung von Entscheidungen, Besprechungen und Sitzungsunterlagen
  • Selbständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
  • Erstellung von Vorlagen, Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
  • Koordination administrativer Personal-, Vertrags- und Bewerbungsangelegenheiten
  • Begleitung von Stellenbesetzungs-, Einstellungs-, Verlängerungs- und Austrittsverfahren
  • Pflege und Aufbereitung von Stellen-, Vertrags- und Personalübersichten
  • Organisation von Leitungsbesprechungen, Auswahlverfahren und weiteren Gremien
  • Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen
  • Administrative Koordination ausgewählter Projekte
  • Planung und Organisation von Veranstaltungen, Tagungen und repräsentativen Terminen
  • Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Klinikdirektion, Beschäftigten, Verwaltung und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
  • Anteilige Übernahme von Aufgaben des Oberarzt- und allgemeinen Kliniksekretariats


Das bringen Sie mit:
  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Managementassistenz, einem Leitungssekretariat oder einer vergleichbaren Funktion
  • Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Urteilsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen sicher zu priorisieren
  • Verbindliches und souveränes Auftreten
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Sicherer Umgang mit Microsoft 365
  • Absolute Diskretion und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Erfahrungen im Gesundheitswesen, im universitären Umfeld, im Personalwesen oder im Projektmanagement sind von Vorteil


Was wir Ihnen bieten:
  • Eine verantwortungsvolle Position im unmittelbaren Umfeld der Klinikdirektion
  • Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit eigenem Gestaltungsspielraum
  • Eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Klinikleitung
  • Ein anspruchsvolles Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Krankenversorgung, Forschung und Lehre
  • Eine strukturierte und individuelle Einarbeitung sowie Personalentwicklungsplanung
  • Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag TV UK (Tarifverträge – AGU Uniklinika) von Entgeltgruppe E6 bis Entgeltgruppe E 8 UK (Entgelttabelle TV UK.pdf). Die konkrete Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation sowie der auszuübenden Tätigkeit. Die jeweilige Erfahrungsstufe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.
  • Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
  • Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, z.B. Fachweiterbildungen, Zusatzqualifikationen und Unterstützung beim berufsbegleitenden Studium
  • Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
  • Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
  • Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
  • Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen


Vertragsart: Befristet
Beschäftigungsart: Vollzeit
Bewerbung bis: 04.09.2026
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Managementassistenz der Klinikdirektion (w/m/d). • Ulm, de

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