Teamleitung Kanzlei Sekretariat (m/w/d)

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Lesen Sie bitte die vollständige Beschreibung und bewerben Sie sich sofort, wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Anforderungen erfüllen.

Teamleitung Kanzlei Sekretariat (m/w/d)
Vollzeit oder Teilzeit (30–40 Std./Woche) | Hamburg | unbefristet | Direktvermittlung

Grabowski & Rohmann besetzen exklusive Positionen bei namhaften Unternehmen bundesweit. Mit einem modernen Weitblick, Fingerspitzengefühl und einer Portion Empathie verstehen wir unsere Kunden und Kandidat:innen – und bringen beide Parteien zielsicher zusammen.

Für unseren Kunden – eine spezialisierte Boutique-Kanzlei in Hamburg mit internationalem Projektbezug und starkem Fokus auf projekt- und transaktionsgetriebene Mandate – suchen wir ab sofort eine Teamleitung Kanzlei Sekretariat (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (30–40 Std./Woche) in unbefristeter Direktvermittlung.

Sie übernehmen Verantwortung für ein eingespieltes Sekretariatsteam und sind gleichzeitig mittendrin im fachlich anspruchsvollen Kanzleialltag – kein reines Verwalten, sondern echtes Gestalten.

Tasks

- Teamleitung & Koordination: Sie führen und organisieren ein vierköpfiges Sekretariatsteam, planen Einsätze und entwickeln gemeinsam Abläufe weiter – mit dem Blick für das große Ganze und dem Ohr für Ihr Team
- Transaktions- & Projektunterstützung: Bei größeren Mandaten behalten Sie den Überblick – Sie strukturieren Datenräume, stellen Unterlagen zusammen und koordinieren Versionen und Vergleichsfassungen professionell und zuverlässig
- Exzellente Dokumentenarbeit: Komplexe Vertragsdokumente, saubere Formatvorlagen und anspruchsvolle Layouts in Word sind für Sie kein Stress, sondern Handwerk auf hohem Niveau
- Digitale Kanzleiorganisation: Sie arbeiten sicher in der Microsoft-Welt (Outlook, Teams, SharePoint), treiben Prozessoptimierungen aktiv voran und haben Freude daran, digitale Arbeitsweisen – einschließlich KI-Tools – weiterzuentwickeln
- Business Development & Events: Sie unterstützen bei Pitch-Unterlagen und Track Records, pflegen Mandantendaten und organisieren eigenständig interne und externe Veranstaltungen

Profile

- Ausbildung / Erfahrung: Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d), Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbar; auch erfahrene Teamassistenzen (m/w/d), Office Manager (m/w/d) oder Projektassistenzen (m/w/d) aus dem Kanzlei- oder Professional-Services-Umfeld sind herzlich willkommen – entscheidend sind Kompetenz und Haltung, nicht nur der Titel
- Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in Organisation, Assistenz oder Office Management, idealerweise in einer Kanzlei oder einem beratungsnahen Umfeld; Berührung mit Transaktionen, Due Diligence oder Datenräumen ist ein echtes Plus
- Digital & IT-affin: Sehr sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word auf fortgeschrittenem Niveau; SharePoint-Kenntnisse willkommen, AdvoWare von Vorteil
- Kommunikation & Auftreten: Serviceorientiert, strukturiert und verbindlich – Sie begegnen unterschiedlichen Persönlichkeiten souverän und auf Augenhöhe
- Sprache: Deutsch auf muttersprachlichem Niveau; Englisch ist ein Plus im internationalen Kontext

What we offer

- Vergütung: 55.000 – 70.000 € brutto p. a. bei Vollzeit – je nach Erfahrung
- Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit (30–40 Std./Woche) – planbare, geregelte Arbeitszeiten ohne Überstundenkultur
- Homeoffice: Bis zu 2 Tage pro Woche möglich
- Urlaub: 30 Tage Urlaub
- Gestaltungsspielraum: Echte Verantwortung, Prozesse modernisieren, digitales Arbeiten aktiv weiterentwickeln – KI-Offenheit ausdrücklich erwünscht
- Unternehmenskultur: Respektvoller Ton auf Augenhöhe, Sekretariat als vollwertiger Teil des Teams – keine Hierarchie um der Hierarchie willen
- Zukunftsthema: Projekte im Kontext erneuerbarer Energien und Energiewende – fachlich interessant, gesellschaftlich relevant
- Festanstellung: Unbefristete Direktanstellung beim Kunden – keine Zeitarbeit, keine Überlassung

Contact

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Ein Anschreiben ist nicht nötig – wir möchten Sie persönlich kennenlernen und freuen uns auf den direkten Kontakt.

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