Business Systems Administrator (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du hältst unsere digitale Arbeitswelt am Laufen.
Microsoft 365, Jira, Confluence, GitLab oder Bitwarden: Unsere Teams und Projekte sind jeden Tag auf eine funktionierende und gut strukturierte Tool-Landschaft angewiesen. Du sorgst dafür, dass genau das funktioniert – und entwickelst unsere Systeme, Workflows und Prozesse kontinuierlich weiter.
Dabei geht es nicht nur um Administration. Du schaffst Strukturen, löst Probleme und automatisierst dort, wo es sinnvoll ist. Du hast ein gutes Gespür dafür, was gerade Priorität hat, und gehst mit Zugängen und Berechtigungen ebenso sorgfältig um wie mit den Anforderungen unserer Kolleg:innen.
So sorgst du dafür, dass unsere Teams effizient zusammenarbeiten und sich auf unsere Projekte rund um Smart City und die Digitalisierung des öffentlichen Sektors konzentrieren können.

Deine Aufgaben
Was du bei uns bewegst

• Systeme & Tools: Du administrierst und konfigurierst unsere zentralen Systeme wie Microsoft 365/Teams, Jira, Confluence, ScriptRunner, Bitwarden und GitLab und entwickelst unsere Tool-Landschaft weiter.
• Zugänge & Berechtigungen: Du steuerst das User Management vom Onboarding bis zum Offboarding – für Mitarbeitende und bei Bedarf auch für Kund:innen und Freelancer. Dabei sorgst du für einen strukturierten und sicheren Umgang mit Rollen, Zugängen und Berechtigungen.
• Support & Problemlösung: Wenn Zugänge, Berechtigungen oder Systeme nicht funktionieren, gehst du dem Problem strukturiert auf den Grund, priorisierst unterschiedliche Anfragen und unterstützt unsere Kolleg:innen bei der Lösung.
• Prozesse & Automatisierung: Du verbesserst Workflows, Dokumentationen und Templates und automatisierst wiederkehrende Abläufe dort, wo es sinnvoll ist.
• Lizenzen & Administration: Du behältst Nutzung und Kosten unserer Softwarelizenzen im Blick und unterstützt bei administrativen Fragestellungen rund um Microsoft 365 – beispielsweise im Rahmen unserer ISO-Audits.
• Enablement: Du hilfst neuen Kolleg:innen, sich schnell in unseren Tools und Prozessen zurechtzufinden, und vermittelst technische Zusammenhänge verständlich und pragmatisch.

Dein Profil

Technik verstehen. Strukturiert arbeiten. Dinge besser machen.

• Du hast etwa 2–3 Jahre praktische Erfahrung in der Administration von Collaboration-, Business- oder Projektmanagement-Plattformen.
• Du kennst mehrere unserer zentralen Systeme wie Microsoft 365, Jira, Confluence, ScriptRunner, Bitwarden oder GitLab. Du musst nicht mit jedem davon bereits gearbeitet haben – wichtig ist uns, dass du dich schnell und selbstständig in neue Tools einarbeiten kannst.
• Du arbeitest strukturiert, proaktiv und sehr sorgfältig – besonders dann, wenn es um Zugänge, Rollen und Berechtigungen geht.
• Du gehst technischen Problemen gern auf den Grund und suchst nicht nur nach schnellen Lösungen, sondern auch nach Möglichkeiten, Abläufe dauerhaft zu verbessern.
• Du kannst unterschiedliche Anforderungen gut priorisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
• Du arbeitest gerne mit anderen zusammen, kommunizierst verbindlich und kannst technische Themen auch für weniger technische Kolleg:innen verständlich machen.
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch (mind. C1) und gut auf Englisch (B2–C1).

Nice to have
Du musst nicht alles davon mitbringen – umso mehr freuen wir uns, wenn du bereits Erfahrung in einem oder mehreren dieser Bereiche hast:

• Reporting und KPI-Tracking, z. B. mit Excel oder Jira
• Workflow-Automatisierung, z. B. mit Jira Automation oder Power Automate
• Prozessdokumentation und kontinuierliche Prozessverbesserung
• projektbasiertes Arbeiten
• erste Scripting-Erfahrung, z. B. mit Groovy oder PowerShell
• Berührungspunkte mit ISO-Audits oder vergleichbaren administrativen bzw. dokumentationsbezogenen Anforderungen
• Interesse an Daten, Smart City und der Digitalisierung des öffentlichen Sektors

Please note: We are currently only considering candidates who already reside in Germany and are legally authorized to work in Germany. Unfortunately, we cannot provide visa sponsorship or relocation support for this position.

Warum wir?

Weil gute Systeme gute Zusammenarbeit brauchen.
Wir sind ein Team, in dem Vertrauen, Eigenverantwortung und gegenseitige Unterstützung nicht nur auf der Karriereseite stehen. Wir arbeiten direkt miteinander, geben ehrliches Feedback und lassen Raum für eigene Ideen.
Bei uns findest du kluge Köpfe ohne Ego-Show – und eine Aufgabe, mit der du ganz konkret dazu beiträgst, dass wir als Team besser arbeiten können.
Alle müssen immer ins Büro kommen? Nicht bei uns. Wir haben Montag, Mittwoch und Freitag die Möglichkeit, in unserem schönen Berliner Büro zu arbeiten, aber du kannst auch dein Homeoffice nutzen. Teil dir deine Zeit so ein, wie es passt - Arzttermin? Kind aus der Kita holen? Zwischendurch mal den Kopf an der frischen Luft durchpusten? Kein Problem.
Dazu gehören für uns auch gute Rahmenbedingungen: 30 Tage Urlaub plus freie Tage am 24.12. und 31.12., Weiterbildungsbudget, Jobticket oder Jobrad, Zuschuss zum Urban Sports Club und Corporate Benefits.
Du bekommst Unterstützung, wenn du sie brauchst – und Raum, wenn du ihn willst.

Über uns

Wir sind ein Team aus Expert*innen für Stadtentwicklung, Stadtplanung, Nachhaltigkeit und für Daten. Uns eint eine klare Vision: Ökologisch wertvolle, sozial gerechte und wirtschaftlich attraktive Städte und Regionen, die ihre komplexen Herausforderungen zielsicher meistern, weil sie alle Informationen haben, die sie dazu brauchen.

Gemeinsam zum Ziel

Für gute Lösungen

Nachhaltige Entwicklung gelingt in unseren Augen nur, wenn viele gute Lösungen zusammenkommen. Deshalb ist Kooperation und Gemeinschaft eine wichtige Basis unserer Arbeit. Wir arbeiten eng mit unseren Kund*innen, Partner*innen und als Team zusammen, um gemeinsam zukunftsfähige Lösungen zu realisieren. Auch unsere Datentechnologien sollen Kooperation ermöglichen, weshalb wir sie weitestmöglich als Open Source Lösungen entwickeln. Als Praxispartner von Fraunhofer und durch unsere enge Zusammenarbeit mit Expert*innen urbaner Domänen, wie Klima, Energie, Mobilität und Gesundheitsversorgung, wollen wir die Grundlage dafür schaffen, dass Städte und Regionen ihren Weg zur Smart City zielsicher gehen können.