Operations Assistant – Office & Recruiting (Minijob) [all genders]

Deine Aufgaben

Worum es in dieser Rolle wirklich geht

Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag funktioniert und organisatorisch in den verschiedenen Bereichen alles rundläuft.
Dein fester Verantwortungsbereich ist unser Office Management. Während sich unser People-Team künftig stärker auf Recruiting, HR und Mitarbeitendenentwicklung fokussiert, übernimmst du organisatorische, administrative und operative Aufgaben, die im Hintergrund oft unsichtbar sind, aber entscheidend dafür, dass ein Unternehmen reibungslos läuft.
Gleichzeitig unterstützt du unser Team flexibel dort, wo gerade Unterstützung gebraucht wird, zum Beispiel in der Teamorganisation, im Backoffice oder im Recruiting und Bewerbermanagement.
Du behältst den Überblick, koordinierst offene Themen, hältst zuverlässig nach und packst auch bei spontanen Aufgaben mit an.

Kurz gesagt:
Du bist unser organisatorischer Allrounder, übernimmst Verantwortung für unser Office und sorgst auch darüber hinaus dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.


Deine konkreten Aufgaben

Office Management & Büroorganisation

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• Organisation von Kaffee, Getränken und Verbrauchsmaterialien
• Sicherstellung einer angenehmen und funktionierenden Büroatmosphäre
• Betreuung von Gemeinschaftsflächen, Küche und Besprechungsräumen
• Unterstützung bei kleinen Feel-Good-Themen im Büroalltag

Assistenz & Tagesorganisation

• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung
• Termin- und Kalenderkoordination
• Organisation von Meetings
• Unterstützung bei Reisebuchungen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten

Recruiting-Support & Bewerbermanagement

• Organisatorische Unterstützung unseres HR-Teams im Bewerbermanagement
• Unterstützung im Bewerbermanagement für FRANZ//ROSA so visible sowie im Rahmen unserer Recruiting-Dienstleistung FRANZ//ROSA so attractive auch für externe Kunden
• Telefonische Kontaktaufnahme mit Bewerbenden
• Terminvereinbarung und Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Anforderung fehlender Unterlagen und Nachverfolgung offener Themen
• Pflege und Aktualisierung von Bewerberdaten
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Bewerbenden, Kunden und internen Ansprechpartnern

Der Fokus liegt hierbei auf der organisatorischen Unterstützung. Die Durchführung von Bewerbungsgesprächen sowie die Personalauswahl erfolgen durch unser HR-Team.

Backoffice & Organisation

• Administrative Unterstützung bei Kunden- und internen Projekten
• Nachhalten organisatorischer To-dos
• Unterstützung bei Bestellungen im Team
• Übernahme kleiner organisatorischer Sonderaufgaben

Operations & Struktur

• Unterstützung bei der Pflege und Organisation interner Systeme
• Dokumentation einfacher Abläufe
• Mitwirkung bei der schrittweisen Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse
• Unterstützung bei der Übergabe und Dokumentation bestehender Office-Prozesse

Zeiterfassung (optional)

Je nach Kapazität:

• Kontrolle offener Zeiterfassungen
• Erinnerungen an Mitarbeitende
• Unterstützung bei organisatorischen Rückfragen

Der Schwerpunkt liegt dabei auf Übersicht und Nachverfolgung – nicht auf operativer Pflege.

Dein Profil

Das bringst du mit

• Erste Erfahrung im Office Management, Assistenz, Backoffice oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Idealerweise erste Erfahrung im Recruiting, Bewerbermanagement oder in einer telefonischen Service- bzw. Kommunikationsrolle
• Freude am Telefonieren und an der Kommunikation mit Menschen
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und Überblick auch bei mehreren Themen gleichzeitig
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Nice-to-have

• Erfahrung im Bewerbermanagement oder Recruiting
• Erfahrung mit Bewerbermanagementsystemen (Personio, Factoria)
• Erfahrung mit Teamleader Orbit
• Erfahrung in Agenturen, Dienstleistungsunternehmen oder modernen Büroumgebungen
• Interesse an Prozessoptimierung und Organisation

Eine Einarbeitung in unsere Systeme und Prozesse erfolgt selbstverständlich durch uns.

Rahmenbedingungen

• Idealerweise ein bis zwei feste halbe Tage pro Woche vor Ort in unserem Büro in München
• Die übrige Arbeitszeit kann – je nach Aufgaben und Abstimmung – flexibel gestaltet werden

Diese Rolle passt nicht zu dir, wenn …

• du dich in einer unterstützenden Rolle zwischen Office, HR, GF und Team nicht wohlfühlst
• du nicht gerne telefonierst oder regelmäßig mit Bewerbenden kommunizieren möchtest
• du dich nicht gerne um wiederkehrende organisatorische Aufgaben kümmerst
• du lieber eigene Projekte leitest, statt andere Bereiche im Hintergrund zu entlasten
• du dich schnell daran störst, wenn Aufgaben kleinteilig, praktisch oder spontan sind
• du Ordnung, Nachhalten und Struktur nicht als wichtigen Teil guter Teamarbeit siehst

Warum wir?

Was dich bei uns erwartet

• Flexible Minijob-Stelle mit hoher Eigenverantwortung
• Mischung aus Office Management, Organisation und Backoffice
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, HR und Team
• Strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
• Moderne Arbeitsumgebung mit viel Gestaltungsspielraum

Unsere Benefits

• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Teilweise mobiles Arbeiten möglich
• Modernes Büro in München
• Hochwertiger Kaffee & Tee sowie frisches Obst
• Subventioniertes Mittagessen
• Wellpass & weitere Corporate Benefits
• Wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen

Über uns

Bewerbung & Auswahlprozess

Wir legen großen Wert auf einen klaren, fairen und strukturierten Auswahlprozess.
Unser Ziel ist es, nicht nach Bauchgefühl zu entscheiden, sondern nach Denkweise, Potenzial und Passung zur Rolle.

Deine Bewerbung

Bitte reiche ein:

• Lebenslauf (Pflicht)
• beantworte drei kurze Fragen direkt im Bewerbungsformular

Ein Anschreiben ist optional und kann ergänzend eingereicht werden.

Unser Auswahlprozess

Unser Recruiting-Prozess ist bewusst schlank und aussagekräftig aufgebaut:

1. Strukturierte Sichtung der Bewerbung
2. Kurzer persönlicher Austausch zum gegenseitigen Kennenlernen
3. Praxisnahe Case Study (rollenabhängig)
4. Klares Entscheidungsgespräch

Jeder Schritt hat eine klare Funktion im Prozess.
Nicht alles wird überall bewertet.

Unsere Haltung im Recruiting

Wir suchen keine perfekten Lebensläufe,
sondern Menschen, die denken, Verantwortung übernehmen und sich entwickeln wollen.

Deshalb entscheiden wir strukturiert –
nicht nach Sympathie, sondern nach Qualität und Passung.

Wenn du Fragen zum Prozess hast, melde dich jederzeit gerne bei uns.