Assistenz (m/w/d) / Sekretariat der Geschäftsführung
Assistenz (m/w/d) / Sekretariat der Geschäftsführung
Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. In der Diözese Passau engagieren sich haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielfältigen sozialen, karitativen und rettungsdienstlichen Aufgaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die die Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung mit organisatorischem Geschick, Diskretion und einem hohen Serviceverständnis unterstützt.
Die Stelle ist ab 01.01.2027 in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet zu besetzen.
Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft
- Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
- Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen
- Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
- Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
- Mitarbeit in strategischen, bereichsübergreifenden Projekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Unterstützung der Geschäftsführung in der Netzwerk- und Lobbyarbeit
Das bieten wir:
- Eine leistungsgerechte Vergütung gemäß AVR-Caritas, Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub sowie die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertigen Feiertag
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Eigenverantwortung
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
- Arbeitsklima, das von gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer werteorientierten Organisation
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere trägereigene Malteser Akademie
- Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende
- Gesundheitsförderung und Jobbike-Leasing
Was wir uns vorstellen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung oder ein Studium mit wirtschaftswissenschaftlichem Schwerpunkt
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint)
- Idealerweise Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement
- Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und hohe Serviceorientierung
- Diskretion, Zuverlässigkeit sowie ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
- Belastbarkeit, Flexibilität, Loyalität und Teamfähigkeit
- Freude an der Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen
- Identifikation mit den Zielen und Werten der Malteser als katholische Hilfsorganisation
Ihre Ansprechpartnerin:
Bei Fragen zur angebotenen Stelle steht Ihnen Marion Fischl unter der Telefonnummer 0851/95666-17 gerne zur Verfügung.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über das Online-Formular!