Office & Administration Manager (m/w/d)

Wir enwickeln branchenspezifische Software für die Menschen, die mittelständische Unternehmen jeden Tag voranbringen. ERP, CRM und KI-Services verbinden sich zu integrierten Lösungen, die komplexe Prozesse einfacher machen. Dabei ist Softengine mehr als Software: Es sind Menschen, die gemeinsam mit Menschen Lösungen entwickeln – auf Augenhöhe, verlässlich und mit Blick auf das, was heute zählt und morgen kommt.

Die Softengine befindet sich auf Wachstumskurs: Neue Standorte, wachsende Teams und sich stetig weiterentwickelnde Strukturen schaffen ein spannendes Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum. Damit im Hintergrund alles reibungslos läuft, suchen wir eine Person, die den Überblick über die organisatorischen und administrativen Themen der Softengine behält: von Fuhrpark und Zugangsmanagement über Versicherungen bis zur Koordination unserer verschiedenen Standorte. Du bist zentrale Ansprechperson für alles rund ums Office – und gestaltest diese Rolle von Beginn an aktiv mit.

Standort Berlin oder München, Vollzeit und unbefristet.
Starte ab sofort in einem hybriden Arbeitsmodell mit zwei Tagen vor Ort und drei Tagen Remote pro Woche.

Aufgaben

• Verwaltung und Koordination des Fuhrparks, inklusive Verträgen und Ansprechpartner:innen
• Einrichtung und Pflege von Zugängen sowie laufendes Zugangsmanagement für Mitarbeitende und Standorte
• Versicherungsmanagement für die Holding – von der Vertragsübersicht bis zur Schadensregulierung
• Unterstützung der Arbeitssicherheit in enger Zusammenarbeit mit unserem People-Team
• Verwaltung und Koordination der verschiedenen Gruppenstandorte
• Zentrale:r Ansprechpartner:in für alle administrativen und officebezogenen Themen im gesamten Konzern

Da sich die Holding-Struktur aktuell weiterentwickelt, wächst auch diese Rolle mit. Du hast die Möglichkeit, Prozesse von Anfang an mitzugestalten.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office 365
• Kommunikationsstärke und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Fließende Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Flexibles Arbeiten: 2 Tage vor Ort, 3 Tage remote möglich
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Eine vielseitige Rolle mit hohem Gestaltungsspielraum in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Einblick in die Strukturen und Standorte der gesamten Unternehmensgruppe

Unser Bewerbungsprozess

1. Erstgespräch (via Telefon) mit unserer Head of People Vanessa
2. Fachgespräch (via Video-Call) mit unserer Head of Finance Mareike
3. Persönliches Gespräch vor Ort

Wir geben dir nach jedem Gespräch innerhalb von 48h eine Rückmeldung.

Klingt nach deiner nächsten Rolle?

Du findest dich in dieser Beschreibung wieder, auch wenn du nicht jeden Punkt zu hundert Prozent erfüllst? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und ein paar Zeilen zu deiner Motivation. Wir melden uns zeitnah bei dir. Bei uns zählt der Mensch – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, einer Behinderung oder der sexuellen Identität freuen wir uns auf dich.

Deine Ansprechpartnerin:
Vanessa Bieling-Degenhardt, Head of People

Softengine Holding GmbH ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf die Entwicklung anpassbarer ERP-Lösungen spezialisiert hat. Mit über 21.500 Anwendern und einem Netzwerk von 50 Partnern sowie mehr als 350 ERP-Experten bietet Softengine umfassende Unterstützung für für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in verschiedenen Branchen.

Neben der ERP-Suite Komplettlösung bieten wir intelligente KI-Assistenzsystemen und praxisnahe Services in einem ganzheitlichen Ökosystem, das kleine und mittlere Unternehmen effizient, digital und zukunftssicher macht.