Personal Assistant Corporate Development (m/w/d)

Ihre Aufgaben

:

• Head of M&A and Transactions proaktiv in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen – inklusive des eigenverantwortlichen Managements von Kalendern, Terminen und Reiseaktivitäten.
• Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events organisieren, koordinieren sowie nachbereiten.
• Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen erstellen und professionell aufbereiten.
• Fristen, Wiedervorlagen und administrative Prozesse steuern und nachverfolgen.
• Abteilungscontrolling verantworten, einschließlich Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.
• Als Ansprechperson für interne und externe Stakeholder mit Personen auf allen Hierarchieebenen zusammenarbeiten.
• Neue Mitarbeitende onboarden sowie bei bereichsinternen Projekten und Initiativen unterstützen.
• Büroorganisation sicherstellen und administrative Abläufe innerhalb des Teams koordinieren, zudem Arbeitsmittel, Zugänge, Bestellungen sowie administrative Infrastruktur des Bereichs verwalten.
• Teamübergreifende Abstimmungen koordinieren und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung unterstützen.
• Bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen mitwirken.
• An der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und administrativen Abläufen mitwirken.

Das zeichnet Sie aus:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant in einem anspruchsvollen, vorstandsnahen Umfeld eines internationalen Unternehmens
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie ein hohes Maß an Proaktivität und Selbstständigkeit
• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld souverän Prioritäten zu setzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel, verbunden mit einer hohen digitalen Affinität und technischem Verständnis
• Ausgeprägtes Interesse an modernen Software-Ökosystemen, digitalen Arbeitsweisen und aktuellen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Resilienz und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Verhandlungssicherheit in Deutsch und Englisch

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