Anwendungsbetreuer*in Bewerbungsmanagement

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation.

Im Team Reporting und Digitale Services der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung ist die Stelle eineseiner **Anwendungsbetreuerin Bewerbungsmanagement zu besetzen. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet; eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist vorgesehen bzw. möglich.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Sie sind die zentrale Ansprechperson für das Bewerbungsmanagementsystem apte NG , mit dem die Universität Wien die Auswahl von PhD-Kandidatinnen abwickelt. Sie betreuen die Anwendung fachlich, konfigurieren Ausschreibungen und Formulare und verantworten zentrale Schritte im Recruiting-Prozess, von der Ausschreibung bis zur Übergabe erfolgreicher Kandidatinnen in die nachgelagerten Systeme. Dabei arbeiten Sie eng mit Doktoratsschulen, Fakultäten, der zentralen Verwaltung der Universität sowie dem Zentralen Informatikdienst und der Herstellerfirma der Software zusammen.

Das machen Sie konkret

• Fachliche Anwendungsbetreuung von apte NG : Konfiguration von Ausschreibungen, Formularen, Workflows und Benutzer*innenrechten
• Support für Anwenderinnen (Doktoratsschulen, Bewerberinnen und weitere Prozessbeteiligte) auf Deutsch und Englisch, inkl. Erstellung von Anleitungen und Schulungsunterlagen
• Verantwortung für die Übergabe der Daten erfolgreicher Kandidat*innen an nachgeschaltete interne Systeme für die Studierendenverwaltung
• Fehleranalyse, Abstimmung mit dem Hersteller (Valucon ) und dem Zentralen Informatikdienst sowie Testen neuer Releases
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Systems und der Prozesse, Dokumentation in Confluence und Aufgabenverwaltung in Jira
• Stakeholder-Kommunikation sowie vereinzelt Veranstaltungsorganisation

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Reifeprüfung
• Erfahrung in der Betreuung oder Konfiguration webbasierter Anwendungen (idealerweise Bewerbungsmanagement-, Campus- oder HR-Systeme)
• Ausgeprägtes Prozessverständnis und Freude daran, Abläufe digital abzubilden
• Sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten; Kenntnisse der DSGVO von Vorteil
• Erfahrung mit Atlassian Confluence und Jira von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe an Universitäten oder Forschungseinrichtungen von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil

Sie arbeiten eigenverantwortlich, genau und strukturiert, erklären Technisches verständlich und behalten auch bei vielen Anfragen den Überblick. Sie sind serviceorientiert, lösungsorientiert und arbeiten gerne im Team.

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance : Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Remote-Arbeiten im gegenseitigen Einvernehmen
• Inspirierendes Arbeitsklima : Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background
• Gute öffentliche Anbindung : Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar
• Interne Weiterbildung : Laufende Möglichkeiten zur Vertiefung der Kompetenzen; umfangreiches, kostenfreies Kursangebot
• Faires Gehalt : Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Vollzeit) , erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrungen
• Gleiche Chancen für alle : Antidiskriminatorische Anstellungspolitik, Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität; Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen angestrebt

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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