Personal Assistant / Office Manager (m/w/d)

Organisationstalent mit Weitblick gesucht! Sie behalten Termine, Prioritäten und Büroabläufe souverän im Blick und kommunizieren sicher auf Englisch? Für unseren Kunden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Personal Assistant / Office Manager (m/w/d), der die Geschäftsführung vorausschauend unterstützt und das Office Management aktiv mitgestaltet.

Unser Kunde ist eine international tätige Unternehmensgruppe im industriellen Umfeld. Sie erwartet ein vielseitiger Verantwortungsbereich mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und einer offenen, kollegialen Unternehmenskultur.

Aufgaben

• Sie unterstützen die englischsprachige Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernehmen auch persönliche administrative Anliegen.

• Sie organisieren das Office und Backoffice und sorgen für effiziente administrative Abläufe.

• Sie steuern Kalender, Termine und E-Mail-Korrespondenz und behalten wechselnde Prioritäten im Blick.

• Sie planen Geschäftsreisen inklusive Unterkünften, Transfers und Reiseabläufen.

• Sie bereiten Meetings vor, führen Protokolle und verfolgen vereinbarte Maßnahmen nach.

• Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Geschäftsunterlagen und behandeln sensible Informationen diskret.

• Sie koordinieren Veranstaltungen, betreuen Gäste und kommunizieren mit internen und externen Ansprechpartner.

• Sie unterstützen Projekte, überwachen Fristen und finden pragmatische Lösungen bei kurzfristigen Änderungen.

Qualifikation

• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren sicher im internationalen Umfeld.

• Sie bringen mindestens zwei bis drei Jahre Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, als Personal Assistant oder im Office Management sowie relevante Branchenkenntnisse mit.

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen.

• Sie arbeiten gerne vor Ort und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig in Präsenz.

• Sie beherrschen MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

• Sie handeln vorausschauend, setzen klare Prioritäten und arbeiten selbstständig, sorgfältig und strukturiert.

• Sie überzeugen durch Diskretion, ein souveränes Auftreten und einen professionellen Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner.

• Sie bringen zeitliche Flexibilität mit und sind bei dringenden Anliegen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar sowie bei Bedarf zu Überstunden bereit.

Benefits

• Sie erhalten Zugang zu attraktiven Positionen, die häufig nicht öffentlich ausgeschrieben sind.

• Sie werden persönlich beraten und während des gesamten Bewerbungsprozesses professionell begleitet.

• Sie profitieren von ehrlichem Feedback, absoluter Diskretion und fundierter Branchenexpertise.

• Sie sparen wertvolle Zeit, da wir die komplette Kommunikation mit den Unternehmen für Sie übernehmen.

• Sie erhalten eine unbefristete Festanstellung in einem zukunftsstarken, international tätigen Unternehmen.

• Sie erhalten ein attraktives Jahresbruttogehalt zwischen 45.000 und 55.000 € in Vollzeit – abhängig von Ihrer Erfahrung und Qualifikation.

• Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer international wachsenden Unternehmensgruppe

• Attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Erfahrung und Qualifikation

• Vielseitige, eigenverantwortliche Aufgaben mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung

• Kollegiales Team und eine offene, freundliche Unternehmenskultur

• Zentraler Standort mit guter Verkehrsanbindung

Klingt das nach Ihrer nächsten Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt direkt!

Wir beurteilen qualifizierte Bewerber:innen ohne Rücksicht auf Geschlecht, Herkunft, Kultur, Mentalität, Alter, Behinderung, Religion und sexuelle Orientierung.

Hello Lemon vermittelt kaufmännische Fach- und Führungskräfte deutschlandweit.

Wir sind Berater:innen und Recruiter:innen mit Erfahrung, Haltung und einem frischen Ansatz: Digital dort, wo es effizient ist. Persönlich dort, wo es zählt. Unser Fokus liegt auf echten Beziehungen statt auf Massenvermittlung.

Wir nutzen alle Kanäle – von TikTok bis zu Bildungseinrichtungen. Während andere dieselben Plattformen bespielen, sind wir da, wo Talente wirklich sind. Auch die, die nicht aktiv suchen, erreichen wir durch direkte Ansprache.

Wir betreuen 360°. Unternehmen erhalten von der Bedarfsanalyse bis zur erfolgreichen Besetzung alles aus einer Hand. Kandidaten bekommen Coaching, Interview-Training und ehrliche Karriereberatung – kostenlos.

Am Ende entscheidet der Mensch. Technologie hilft. Aber Vertrauen entscheidet. Deshalb nehmen wir uns Zeit. Für Gespräche, für Menschen, für die richtigen Entscheidungen.