Sachbearbeiter/in - Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten.

Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Kommen Sie zu uns als

Sachbearbeiter / in - Infrastrukturelles Facility Management (m / w / d)

für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau für den Standort Vivantes Klinikum Spandau zum nächstmöglichen Termin.

• allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe
• Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.)
• Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.

d. h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung

• Stammdatenpflege im CAFM System
• Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine
• Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System einschließlich Kontierung
• Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.

d. h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung

• Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs
• zuständig für die Beschilderung des Standortes
• Personalverwaltung / -betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An- / Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
• fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden
• Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker / innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen
• Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich
• freundliche, positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit
• gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie Excel, Word, Outlook
• hohes Maß an Engagement, Team- und Kommunikationsfähigkeit
• eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
• ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
• fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
• Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
• eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
• Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
• Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
• Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
• sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
• kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
• attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote

Rahmenbedingungen :

• Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften VSG
• Arbeitszeit 39 Wochenstunden
• ein unbefristeter Arbeitsplatz
• ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld

Einstellungsvoraussetzung : vor Aufnahme der Tätigkeit Nachweis der Masern immunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.

JVRS1 DE