Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz

m / w / d)

Festanstellung durch unseren Kunden Friedrichshafen Startdatum : sofort Referenznummer : 770823 / 1

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Aufgaben

• 1. Büroorganisation und Standortmanagement :
• Verwaltung des täglichen Büroablaufs, einschließlich Terminplanung, Büromaterialbestellungen und Postbearbeitung
• Organisation und Koordination von Meetings und Firmenveranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und der Protokollführung
• Organisation von Mitarbeiterevents wie Seehasenfest, Firmenläufe, Weihnachtsfeier, und Versammlungen
• Koordination aller Standortaufgaben mit dem Vermieter, Reinigungsunternehmen, Gärtner, Getränke- und Obstlieferanten und Fuhrparkunternehmen etc.
• 2. Administrative Unterstützung :
• Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben wie Korrespondenz, Erstellung von Berichten und Präsentationen.
• Datenpflege und -verwaltung in internen Systemen und Datenbanken.
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten und Arbeitskreisen (IT und Einkauf)
• 3. Kommunikation :
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Bearbeitung von Telefonaten und E-Mails.
• Koordination und Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und anderen externen Partnern.
• 4. Reiseplanung :
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich der Erstellung von Reiseplänen und -abrechnungen.
• 5. Unterstützung des Managements :
• Direkte Unterstützung des CFO, COO und der Abteilungsleiter bei täglichen Aufgaben und speziellen Projekten.
• Vertretung des Managements bei Abwesenheit durch eigenständige Entscheidungsfindung und Problemlösung.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit weiteren digitalen Tools und Systemen.
• Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Flexibilität, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.

Benefits

• Angenehmes Klima und Arbeitsumfeld
• Familiärer Umgang
• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
Vor 30+ Tagen