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Office Manager : in / Assistenz der Unternehmensführung (m / w / d)

Office Manager : in / Assistenz der Unternehmensführung (m / w / d)

SparkasseBerlin, DE
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

Deine Aufgaben

umfassen die Terminplanung, Koordination und Korrespondenz für die Unternehmensführung, sowie die Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen. Dabei ist eine zielgerichtete Kommunikation ein wesentlicher Aspekt deiner Rolle, sowohl bei der internen Weiterleitung wichtiger Informationen, als auch bei der Bearbeitung von externen Anfragen durch Kunden oder Geschäftspartner. Mit deinem ausgeprägten Verständnis für Prioritäten und deiner proaktiven Arbeitsweise unterstützt und entlastest du die Geschäftsleitung im Alltag.

  • Proaktive Terminplanung und -koordination für die Unternehmensführung und Sicherstellung eines effizienten und reibungsloses Terminmanagements
  • Gewährleistung einer effizienten Büroorganisation
  • Ansprechpartner : in für interne und externe Anfragen, Schnittstellenkommunikation mit internen Abteilungen sowie Priorisierung und Weiterleitung relevanter Informationen an die Unternehmensführung
  • Organisation von Meetings, inklusive Bereitstellung der notwendigen technischen Hilfsmittel und Catering
  • Verwaltung von E-Mail- und Briefkorrespondenz der ProEco Rheinland, insbesondere der Unternehmensführung
  • Einrichtung und kontinuierliche Sicherstellung eines zuverlässigen Dokumentenmanagements
  • Koordination von Geschäftsreisen
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Team-Building-Aktivitäten

Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Assistenzbereich
  • Erfahrung in Terminplanung- und koordination sowie ein versierter Umgang mit modernen Kommunikationstools und Bürosoftware (z.B. Microsoft Office Programmen)
  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Souveränes und professionelles Auftreten, verbunden mit starker sozialer Kompetenz im zwischenmenschlichen Umgang
  • Hohe Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
  • Flexibilität und Bereitschaft, sich an die dynamischen Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anzupassen