Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe

• Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.)
• Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.

d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung, etc.

• Stammdatenpflege im CAFM System
• Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine
• Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System (Elbe oder SAP) einschließlich Kontierung
• Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.

d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung

• Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs
• Zuständig für die Beschilderung des Standortes
• Personalverwaltung / -betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An- / Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden
• Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker / innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen
• Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

Wir wünschen uns

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich

• Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie IffmGiS, CAFM, Excel, Word und Outlook
• Freundliche, positive und engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist

Freuen Sie sich auf

Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren

• Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
• Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
• Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
• Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
• Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
• Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
• Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
• Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
• Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
• Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote

Fort- und Weiterbildung

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Beruf und Familie

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Mitarbeiterrabatte

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Gesundheitsförderung

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Mitarbeitermagazin

Gastronomie

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Rahmenbedingungen

Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service

• Arbeitszeit 19,5 Wochenstunden
• Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld

Einstellungsvoraussetzung : vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach Geborene.

Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.