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Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m / w / d)

Starface GmbHKarlsruhe, Baden-Württemberg, Germany

Vor 30+ Tagen

Anstellungsart

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Stellenbeschreibung

Wen suchen wir?

Du hast Spaß daran in administrativen als auch operativen und strategischen Fragen zu unterstützen? Als zuverlässiges Organisationstalent kommunizierst Du mit allen Stakeholdern auf Augenhöhe? Dann freuen wir uns Dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit (Voll- oder Teilzeit) in einem dynamischen und erfolgreichen Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen bieten zu können.

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (w / m / d)

Deine Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben
Planung und Koordination von Terminen und (virtuellen) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung
Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen
Operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
Erstellung und Aufbereitung von Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
Regelmäßige Recherche und Erstellung von Auswertungen / Reports / Präsentationen
Einholung von Angeboten und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc. …)
Interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) sowie Steuerung von Dienstleistern
Mitwirkung an strategischen Projekten

Dein Profil

Verhandlungssichere interne und externe Kommunikation sowie Organisationstalent

Belastbarkeit und ein hohes Maß an Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben

Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen

Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)

Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz

Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Serviceorientiertes und sicheres Auftreten mit guten Umgangsformen, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

Abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft

Fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)

Sicherer Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel

Dein zukünftiger Arbeitsplatz

Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt

Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team

Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind

Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe

Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und authentisch sind

Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen

Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst

Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen

Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland

Mit unseren Businesskommunikationslösungen verbinden wir von STARFACE Menschen am digitalen Arbeitsplatz und gestalten ihre Kommunikation so einfach und digital wie möglich.Wir zeichnen uns durch eine dynamische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien aus. “Wir” – das sind bei der STARFACE GmbH schon über 160 Mitarbeitende – und es werden stetig mehr!Wir sind auf der Suche nach motivierten Mitarbeitenden, die etwas bewegen wollen. Menschen mit Mut zu neuen Ideen, die gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten möchten.Bei uns steht ganz klar das Miteinander im Mittelpunkt!Die STARFACE GmbH aus Karlsruhe ist ein Teil der SF Technologies- Unternehmensgruppe, zu der auch die TeamFON GmbH und die estos GmbH gehören.Mit der TeamFON GmbH sind wir übrigens auch im Herzen von München vertreten und suchen auch hier neue Teammitglieder!Haben Sie Lust, Teil der STARFACE Erfolgsgeschichte zu werden? Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!