Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Für unseren namhaften Partner, einer Filmproduktionsgesellschaft mit Sitz in München, suchen wir eine engagierte, aufgeweckte und motivierte Persönlichkeit, die in einer schnelllebigen Organisation als Assistent (m / w / d) der Geschäftsleitung tätig sein möchte.

Diese aufregende Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Detailgenauigkeit, Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, vorausschauend zu planen und knappe Fristen einzuhalten, während gleichzeitig mehrere kritische Anfragen jongliert werden.

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m / w / d)

In dieser Rolle musst Du in der Lage sein, komplexe Aufgaben und Projekte schnell und mit wenig Anleitung zu erledigen und in Situationen, die eine schnelle Bearbeitung erfordern, mit der gebotenen Eile zu reagieren.

Ein hohes Maß an Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und Professionalität im Umgang mit Führungskräften ist ebenso wichtig wie die Fähigkeit, flexibel zu sein und nahtlos die Richtung zu wechseln.

Du handelst effektiv und bist in der Lage, schwierige oder komplexe Probleme effizient und proaktiv zu lösen.

Deine Aufgaben :

• Komplexes Kalendermanagement und Koordination hochrangiger interner und externer Meetings über mehrere Zeitzonen hinweg
• Koordinierung detaillierter globaler Reisepläne und nahtlose Sitzungslogistik wie Videokonferenzen und Audioanrufe für interne und externe Sitzungen
• Reisekosten- und Spesenabrechnung
• Verwaltung der Logistik von Großveranstaltungen (persönlich und virtuell), einschließlich Catering, Unterbringung und Materialien (z.

B. All Hands-Veranstaltungen, Managementkurse, Teambuilding-Aktivitäten usw.)

• Verfolgung und Unterstützung bei der Erledigung wichtiger Aufgaben und Nachverfolgung ausstehender Punkte, einschließlich Sitzungsnotizen und Aktionspunkte
• Ansprechpartner für die Unterstützung der Büro-IT / Einrichtungen, Verbrauchsmaterialien, Ausgaben und Rechnungen
• Proaktives Erkennen und Lösen von Problemen auf kreative Art und Weise

Dein Profil

• Mindestens 1-3 Jahre Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene mit entsprechender beruflicher Qualifikation
• Beherrschung der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung mit Microsoft Office Produkten und Anwendungen
• Erfahrung mit Kalender- und Reisemanagement auf Führungsebene
• Erfahrung in einem schnelllebigen Unternehmen
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit akribischer Aufmerksamkeit für Details
• Fähigkeit, sich schnell in neue Technologien und Programme einzuarbeiten
• Fähigkeit, komplexe Aufgaben schnell und ohne Anleitung zu erledigen und mit angemessener Dringlichkeit auf Situationen zu reagieren, die eine schnelle Reaktion erfordern
• Erfahrung in der Fernsehproduktion von Vorteil, aber nicht erforderlich

Ihre Perspektiven

• Befristete Anstellung mit Option auf Übernahme
• Attraktives Gehalt & zahlreiche Benefits
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einer offenen Unternehmenskultur
• Intensive Einarbeitung bzw. Onboarding
• Regelmäßige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Hybrides Arbeiten möglich (2 Tage Homeoffice möglich)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen!