Executive Assistant (m/w/d)

Wir suchen eine(n) Executive Assistant (m/w/d), um den Bereich Defense in einer großen Bandbreite von Aufgaben zu unterstützen. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, suchen wir eine Persönlichkeit, die sich insbesondere durch sehr gute Organisationsfähigkeiten, ausgeprägte Kommunikations-Skills und die Eigenschaft auszeichnet, auch unter Druck beständig und beharrlich Themen zu strukturieren und für den SVP aufzubereiten. Hierbei kommt es insbesondere auch darauf an, in Eigenorganisation und Eigeninitiative tätig zu werden. Des Weiteren gehören folgende anspruchsvolle Tätigkeiten zu dem Aufgabenfeld eines Executive Assistant:

• Zentraler Ansprechpartner für Stakeholder, Top-Management und externe Partner
• Selbstständige Erstellung von Sitzungsunterlagen, Entscheidungsvorlagen, Statistiken, Auswertungen und Präsentationen
• Professionelle Vor- und Nachbereitung, Koordination und Abstimmung von internen und externen Besprechungen, wie z.B. Aufsichtsratssitzungen und Geschäftsleitungssitzungen vorbereiten, Protokolls schreiben und nachverfolgen
• Kalendermanagement und Reiseplanung
• Unabhängige Planung und Durchführung von (Klein- / Teil-) Projekten und daraus resultierende Arbeitspakete
• Sie bearbeiten eigenständig die Korrespondenz, sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss sowohl innerhalb des Unternehmens als auch unternehmensübergreifend und mit externen Ansprechpartnern
• Analyse von Entscheidungsunterlagen und Ableitung des Handlungsbedarfs
• Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen der Organisation / von externen / administrativen Aufgaben
• Entwickelung und Implementierung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse hinsichtlich der Effizienz von Arbeitsprozessen innerhalb und außerhalb des Bereiches
• Steuerung und Koordination der Zusammenarbeit mit internen und externen Abteilungen

Für diese anspruchsvolle Tätigkeit verfügen Sie über einen Hochschulabschluss der Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftswissenschaften oder vergleichbare berufliche Qualifikation und bringen die folgenden Fähigkeiten mit:

• Sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Koordination auf Managementebene (national / international)
• Ihr Arbeitsstil ist geprägt von hoher Eigenverantwortung, Diskretion und einem feinen Gespür für Führungsthemen im Spannungsfeld zwischen Strategie, Organisation und Mensch
• In herausfordernden Situationen behalten Sie den Überblick und überzeugen durch Ihre ruhige, klare und lösungsorientierte Kommunikation auch in Phasen erhöhter Dynamik.
• Sehr gute Kenntnisse der Organisations- und Systemstrukturen multinationaler Unternehmen
• Vertiefte Erfahrung in der Analyse und Konzeption komplexer Themen
• Prozess- und Projektmanagement: Erfahrung mit komplexen, abteilungsübergreifenden Projekten und deren Organisation, Steuerung, Monitoring und Reporting
• Sie sind konzernweit exzellent vernetzt und agieren sicher im Umgang mit verschiedenen Schnittstellen und Hierarchieebenen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten für eine zielgruppengerechte Kommunikation und ein selbstbewusstes Auftreten auch in der obersten Führungsebene
• Moderation und Koordination: Fähigkeit, verschiedene Interessen innerhalb des Teams und mit anderen Fachbereichen zu moderieren und Aufgaben effizient zu koordinieren.
• Entscheidungsvorbereitung und Analyse: Kompetenzen in der Analyse von Problemstellungen, Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen für Management-Entscheidungen und Entwicklung von Handlungsempfehlungen.
• Durchsetzungsvermögen und angemessene Erfahrung im Umgang mit interkulturellen Kontakten
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen, wie Microsoft Office, Anwendungen in SAP und Jira.
• Verhandlungssicheres Englisch und Deutsch in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Gestaltung effizienter und kommunikativ-ansprechender Präsentationen