Office- und Empfangsmanagement (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Professionelle Betreuung des Empfangsbereichs, Begrüßung und Weiterleitung von Gästen sowie Koordination der Besucherabläufe
• Organisation von Vorstandsterminen und Gremiensitzungen sowie Betreuung externer Gäste
• Planung, Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen einschließlich Technik, Unterlagen und Catering
• Zentrale Kontaktstelle für externe Dienstleister und Lieferanten
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Räumen, Technik und Arbeitsmitteln
• Bearbeitung der Eingangspost sowie digitale und physische Ablage
• Koordination vertraulicher Unterlagen für den Vorstand und zuverlässige Weiterleitung
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Dokumentenstrukturen
• Dokumentation und Optimierung von Prozessen im Executive Office
• Unterstützung bei der Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Abläufe

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office- oder Empfangsmanagement, idealerweise im Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office und routinierte Nutzung digitaler Tools (z. B. MS Teams, Outlook, Planner)
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationsgeschick und Genauigkeit
• Zuverlässige, diskrete und professionelle Arbeitsweise im Kontakt mit dem Vorstand
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Klare und sichere Kommunikation – persönlich, telefonisch und schriftlich
• Teamfähigkeit und Freude an der Mitwirkung in einem zentralen Unternehmensbereich

Warum wir?

• Moderne, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten
• 30 Tage Urlaub zzgl. 3,5 Zusatztagen
• Zusätzliche Benefits
• Betriebliche Krankenversicherung und Gesundheitsmanagement
• Stabile Strukturen eines SDAX Unternehmens mit klarer Governance und sozialem Engagement
• Kollegiales Umfeld und kurze Wege
• Weiterbildungsmöglichkeiten

Über uns

Als wachstumsorientiertes Immobilienunternehmen sind wir stets auf der Suche nach qualifizierten und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir bieten vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben, ein modernes Arbeitsumfeld sowie attraktive berufliche Perspektiven. Hier findest du alle Stellenangebote auf einen Blick. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!