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(Senior) Verwaltungsassistent (m / w / d)

CareforceRaum Bad Homburg

Vor 30+ Tagen

Stellenbeschreibung

Unser Mandant zählt mit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Im Auftrag besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position

Senior) Verwaltungsassistent (m / w / d)

Unternehmenssitz : Region Frankfurt / Bad Homburg

regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich

Aufgaben :

Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters (Reise- und Terminplanung und -organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten, Akten und Organigrammen, prüfungsbezogene Dokumentation),
Ansprechpartnerin für AD und Bezirksleiter
Organisation von internen Meetings / Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen
Zusammenstellung wöchentlicher E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten
Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings
Mitarbeit bei / Übernahme von Vertriebsteilprojekten
Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen
Urlaubsvertretung der anderen Vertriebsassistenten
Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen
Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung
Unterstützung bei der Budget- und Rechnungsverwaltung sowie bei der Betreuung unseres externen Anwaltsnetzwerks
Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements
Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung,
Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentenmanagement

Anforderungen :

Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten,

Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten,

Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation,

Hohes Maß an Loyalität und Diskretion,

Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit,

Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,

Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung,

Schnelle Auffassungsgabe und genaues und zuverlässiges Arbeiten,

Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint)

Humor, Freundlichkeit und Teamgeist,

Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch,

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,

Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation,

Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Denken,

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und im Umgang mit modernen Medien

Darauf darfst Du Dich freuen :

Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team

Flexible Arbeitszeiten

Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung

Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit

30 Tage Jahresurlaub

Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dich unterstützen! Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich

Eine persönliche und individuelle Betreuung : von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus

Der Einsatz ist zunächst befristet auf 18 Monate