Office Assistant (m/w/d)

Office Assistant (m / w / d)

Die Qualität unserer Arbeit ist unsere wertvollste Referenz.

Wir sind fest davon überzeugt, dass wir in unserer Branche durch Andersartigkeit begeistern die Berufsglückfinder sind seit 2012 darauf spezialisiert, die richtigen Menschen mit den richtigen Kanzleien und Unternehmen in ganz Deutschland zu verbinden.

Dafür brennen wir und unser Erfolg gibt uns Bestätigung.

Wir gehen mit den Menschen Schritt für Schritt den Weg in ein neues Berufsglück.

Wir sind Stefanie, Franziska und Samia und wir sind mit unserer Unit Kanzleien eingebettet in die große Orizon-Familie.

Insights; Deine Chance in der Welt der Anwaltskanzleien.

Beauftragt sind wir von einem Servicedienstleistungsunternehmen, welches Investmentfonds in den Bereichen Buchhaltung, Recht und Administration unterstützt.

Gesucht wird ein Mensch im Back Office. Es ist im hohen Maße international. Viele Daten müssen verarbeitet werden, viele Aufgaben koordiniert werden.

Zwei Tage HomeOffice / Woche sind möglich. Die Arbeitszeit kannst du dir einteilen, wie es gut für dich ist.

Das Unternehmen ist ein globaler Marktführer im Bereich Fondsdienstleistungen, Corporate Governance und verwandten Asset-Dienstleistungen mit Mitarbeitern an 50 Standorten weltweit.

Mit über 1,8 Billionen US-Dollar an verwalteten Vermögenswerten bieten sie End-to-End-Lösungen und außergewöhnlichen Service, um die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen.

Über das Team & die Geschäftsabteilung :

Nach einem kürzlichen Personalwechsel durchläuft das Büro in Frankfurt eine Neuausrichtung. Das Büro hat ein junges, internationales Team, das schnell wächst und mit Begeisterung an der deutschen Erfolgsgeschichte arbeitet.

Das bietet eine Chance, an der Weiterentwicklung des Wachstums des Büros mitzuwirken und die täglichen Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten und zu strukturieren.

Als wertvolles Mitglied des Overhead-Teams arbeitest Du eng mit internen Stakeholdern, wie dem Geschäftsführer, und funktionsübergreifenden Teams zusammen, um die Geschäftsabläufe zu unterstützen und ihnen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Tasks

Bereitstellung von administrativer und analytischer Unterstützung direkt für die Geschäftsführer, Direktoren und Senior Vice Presidents.

Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung der täglichen Arbeitsabläufe und der Büroverwaltung.

Bearbeitung der täglichen grundlegenden Verwaltungsarbeiten im Zusammenhang mit Kunden in enger Zusammenarbeit mit dem Senior-Team in Frankfurt.

Verantwortlich für die Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten unter Verwendung verschiedener Softwarepakete.

Kritische Überprüfung von Präsentationen sowie Gestaltung und Koordination verschiedener Materialien für Präsentationen (Folien, Tagesordnungen, Protokolle, Nachverfolgung usw.).

Priorisieren und Weiterleiten von Post und Telefonanrufen nach Bedarf.

Unterstützung des Geschäftsführers und des Führungsteams bei der monatlichen Leistungsbewertung.

Buchung aller Reisevorbereitungen und Erstellung von Spesenabrechnungen.

Vollständige administrative Unterstützung, einschließlich Kopieren, Faxen, Scannen usw.

Unterstützung bei Sonderprojekten nach Bedarf.

SkillSet #Erfahrung #Motivation

Du hast vorzugsweise 2 Jahre Berufserfahrung in einer Rolle als Administrative Assistant in einem Finanzumfeld.

Du verfügst über ein College-Diplom und / oder einen Universitätsabschluss oder ein Bildungszertifikat.

Du sprichst und schreibst fließend Englisch und Deutsch.

Du bist versiert im Umgang mit Microsoft Office Suite Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf einem mittleren Niveau.

Du hast nachweislich die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen und selbstständig in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.

Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und bist offen dafür, eine Führungsrolle bei der Büroorganisation zu übernehmen.

Du bist sehr detailorientiert.

Du hast starke mündliche und schriftliche Geschäftskommunikationsfähigkeiten.

Du zeigst ein hohes Maß an Professionalität und hast die Fähigkeit, effektiv mit allen Ebenen der Organisation umzugehen.

Dein Berufsglück und Transparenz in alle Richtungen, gehören zu unseren höchsten Werten.

Dein persönliches Berufsglück ist unser Glück. Du lehnst Dich zurück wir führen Dich auf dem Weg ins neue Berufsglück.

Was bedeutet das für Dich? Wir organisieren Vorstellungsgespräche für Dich. Nennen die Rahmenbedingungen. Verhandeln für Dich mit und stehen immer mit Rat und Tat zur Seite.

Kandidatenempfehlungen werden gezielt ausgesprochen und immer besprochen. Wir nehmen Dich jedes Mal mit auf die Reise.

Unsere Partner in den Kanzleien und Unternehmen natürlich auch und dies immer wieder gerne und in einem vertrauensvollen Miteinander.

Wir geben Einblicke in die Daten, die wir aus unserem gemeinsamen Interview erfahren haben.

Du kannst zu jeder Zeit Deine Wünsche der Veränderung äußern.