Office Manager & Personal Assistant in Teilzeit bei UNDPLUS GmbH Berlin

Ab sofort suchen wir eine / n Personal Assistant & Officemanager

• in in Berlin.

Teilzeit

UNDPLUS ist ein Berliner Unternehmen an der Schnittstelle von Kreativität, Design und Strategie . Wir entwickeln Markenarchitektur, Brandexperience und Erlebnisse, die bleiben .

Zur Verstärkung suchen wir eine : n Personal Assistant & Office Manager (m / w / d) , der : die Struktur liebt , den Überblick behält und unsere Arbeitsweise mitgestaltet .

DEINE ROLLE :

Du bist die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner : innen – und sorgst dafür, dass unser Berliner HQ reibungslos funktioniert .

Aufgaben

/ / Vorbereitung von Unterlagen : Präsentationen, Briefings, Reports und Protokolle liegen bei dir in besten Händen.

/ / Kommunikationsschnittstelle : Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.

/ / Office-Organisation : Du bist erste Anlaufstelle für Kolleg : innen, Bewerber : innen und Gäste, gestaltest unseren Büroalltag, sorgst für ein schönes Büro und steuerst externe Dienstleister.

/ / Events & Teamkultur : Du planst und organisierst Team- und Company-Events und sorgst für eine spürbare Office-Experience .

/ / HR-Support : Du bereitest Verträge vor, begleitest On- / Offboardings, pflegst Mitarbeiterdaten und unterstützt bei HR-Prozessen.

/ / Vorbereitende Buchhaltung : Du koordinierst Rechnungen, übernimmst Beleg- und Fristenmanagement und stimmst dich eng mit der Steuerberatung ab.

/ / IT- & Tooling-Koordination : Du kümmerst dich um Lizenzen, Accounts und User-Lifecycle sowie um Hardware-Inventar und Reparaturen.

/ / Special Projects & Strategie : Du arbeitest an Sonderprojekten rund um Strukturen, Prozesse und Strategie, unterstützt mit Analysen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen und begleitest die Einführung neuer Tools, Workflows und Initiativen wie Employer Branding oder Innovation .

/ / Reise- und Organisations-Koordination : Du priorisierst Termine, hältst Deadlines im Blick und kümmerst dich um reibungslose Abläufe.

Qualifikation

/ / Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management

/ / Ausgeprägtes Organisationstalent , Diskretion und sicherer Blick für Prioritäten

/ / Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ein freundliches, souveränes Auftreten

/ / Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software

/ / Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Benefits

WARUM UNDPLUS :

/ / Ein kreatives Umfeld mit echter Wirkung

/ / Gestaltungsspielraum : Bringe eigene Ideen ein und entwickle Strukturen weiter

/ / Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien

/ / Modernes Büro im Herzen von Berlin-Kreuzberg

/ / Regelmäßige Team-Events , Lunches und gemeinsame Aktivitäten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per Mail unter jobs@undplus.com mit der

Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins & deine Gehaltsanspassungen.

UNDPLUS® verschmilzt Architektur, Interiordesign und Lifestyle. Seit 2009 hat die Berliner Kreativ- und Designagentur eine Vielzahl Projekte umgesetzt.