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Sekretärin der Abteilungsleitung (w / m / d) (25 - 30 Std. / Woche)

Sekretärin der Abteilungsleitung (w / m / d) (25 - 30 Std. / Woche)

Forschungszentrum JülichJülich
Vor 30+ Tagen
Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben :

  • Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Abteilungsleiter des Instituts für Energie- und Klimaforschung - Elektrochemische Verfahrenstechnik (IET-4)
  • Terminmanagement und Organisation von hybriden, Präsenz- oder Onlineveranstaltungen mit verschiedenen Tools wie MS Teams, Zoom, Webex; inkl. Raumbuchungen
  • Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post und E-Mails
  • Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Konferenzanmeldung, Buchung von Unterkünften und Reisemitteln, unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien des FZJ, sowie Erstellung von Reiseabläufen
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, inkl. Terminabstimmung, Programmplanung, Raumreservierung, Bewirtung, Einladungsmanagement, Besucheranmeldung, ggf. Protokoll, Transportwünschen und Unterbringung externer Teilnehmenden
  • Organisation von Besuchen externer Gäste, einschließlich Hotelbuchungen, Fahrdienst, Bewirtungsorganisation und Reisekostenabrechnung
  • Erstellung von wissenschaftlichen und administrativen Statistiken
  • Aktualisierung und Verwaltung von Excellisten und Informationsschriften
  • Bestellwesen für Büromaterialien und Bewirtung sowie laufende Überwachung der Lagerbestände
  • Herrichtung der Besprechungsräume
  • Prozessverfolgung und Bearbeitung von Veröffentlichungsanträgen
  • Enge Zusammenarbeit und Vertretungsfunktion mit dem Institutsleitersekretariat

Ihr Profil :

  • Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w / m / d)
  • Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungsprogrammen
  • Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen sowie gute Englischkenntnisse
  • Sehr sorgfältiger Arbeitsstil mit strukturierter und systematischer Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
  • Kreativität und Freude an der Dienstleistung sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit
  • Vertrauenswürdigkeit sowie freundliche Umgangsformen

    • Unser Angebot :

    Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch :

  • Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen
  • Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
  • Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie verschiedene Sportangebote ( Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr)
  • Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
  • Eine Teilzeittätigkeit mit 25 - 30 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung
  • Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, im Homeoffice
  • 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
  • Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

    • Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr :

    Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

    Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.