Talent.com
Diese Stelle ist in deinem Land nicht verfügbar.
Assistant Office Manager

Assistant Office Manager

eFinancialCareersDüsseldorf, Germany
Vor 7 Tagen
Stellenbeschreibung

AUFGABEN :

Organisation und Unterstützung :

  • Organisation von internen / externen Meetings und Veranstaltungen, Buchung von Reisen, Hotels, Restaurants und Kurierdiensten für verschiedene Mitarbeitende
  • Ansprechpartner für das Team bei internen und externen Stakeholdern; Identifizierung von Bereichen, in denen zusätzliche Unterstützung benötigt wird, und Unterstützung bei der Bewältigung der Anforderungen des Teams
  • Zusammenstellung und Erstellung hochwertiger Dokumente, einschließlich der Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen

Verwaltung und Datenpflege :

  • Pflege von Ablage- und Datenbanksystemen, regelmäßige Überprüfung der Genauigkeit und Effizienz dieser Systeme
  • Entgegennahme eingehender Telefonate und Besucher im Büro in Düsseldorf
  • Führen eines genauen Protokolls über ausgegebene Schlüssel und Parkplätze sowie Verwaltung der internen und externen Parkplätze

    • Büroorganisation :

  • Bestellung und Nachbestellung von Büromaterialien sowie Überprüfung von Angeboten auf Vollständigkeit und Genauigkeit
  • Verwaltung von bürobezogenen Verträgen und KYC-Anfragen
  • Einführung und Überwachung nachhaltiger Praktiken für den Bürobetrieb
  • Sicherstellung der Effizienz im Büro durch Planung und Beschaffung von Bürogeräten

    • Regelkonformität und Sicherheit :

  • Einhaltung von Vorschriften wie Erste-Hilfe-Schulungen, Evakuierungsplänen, Gesundheit und Sicherheit
  • Tägliche Vorbereitung des Büros und Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung

    • Technische Unterstützung und Besprechungen :

  • Verwaltung und Wartung elektronischer Geräte für Mitarbeitende, Fehlerbehebung bei Videokonferenzsystemen (z. B. Einrichtung neuer Anrufe, Tests, HDMI-Kabel)
  • Vorbereitung von Besprechungsräumen, einschließlich Bestellung von Speisen, Bereitstellung von Getränken und Erfüllung weiterer Anforderungen

    • Gebäudemanagement und Events :

  • Regelmäßiger Austausch mit der Gebäudeverwaltung und Vermieter zu Gebäudeangelegenheiten
  • Unterstützung bei der Planung von Management-Meetings und Veranstaltungen der Geschäftsleitung

    • Unterstützung für Development- und Asset-Management-Teams :

  • Organisation von Geschäftsreisen und Besichtigungstouren
  • Unterstützung bei der Spesenabrechnung (Concur) für den Head of Development und das Düsseldorfer Team
  • Kommunikation mit dem Finanzteam

    • Marketing und Projekte :

  • Unterstützung lokaler Marketing- und Kommunikationsinitiativen / -projekte
  • Bearbeitung und Überwachung von Rechnungen über die Finanz- und Asset-Datenbank Horizon
  • Ad-hoc-Aufgaben im Immobilien- und Projektbereich wie Datenbankpflege, Koordination von Verträgen mit Property Managern, ESG-Initiativen

    • SKILLS :

  • Erfahrung in Büroorganisation und Teamassistenz
  • Motivation und Bereitschaft, sich in einer administrativen Rolle weiterzuentwickeln
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft-Programmen
  • Hervorragende Detailgenauigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
  • Proaktive Arbeitseinstellung, Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten oder auf dringende Situationen zu reagieren
  • Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Arbeitsstile je nach Bedarf
  • Hervorragende Telefonkommunikation und Kommunikationsfähigkeiten
  • Freundliches und aufgeschlossenes Auftreten
  • Teamgeist, der sowohl von der Erfahrung anderer profitiert als auch das Team unterstützt
  • Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzmanagement
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen wünschenswert
  • Starkes Interesse an der Immobilienbranche