Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) als Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Teilzeit: ca. 20 Std./Woche

• Arbeitszeit: überwiegend vormittags

• Arbeitsort: vor Ort im Büro, Austr. 17, Öhringen

• Telefon: selten (keine dauerhafte Telefonzentrale)

Als Personal Assistant arbeitest du direkt für die Geschäftsführung und hältst den administrativen Alltag sauber am Laufen. Deine Stärke: du strukturierst, priorisierst, setzt zuverlässig um – und du behältst auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick. Gelegentlich fallen auch private Orga-Themen an (nicht als Standard) – Diskretion ist daher Pflicht.

Aufgabenbereiche

• E-Mail- & Kalendermanagement: Postfach vorsortieren, priorisieren, nach Vorgaben antworten, Termine koordinieren, Wiedervorlagen nachhalten

• Organisation & Office: Dokumente/Listen erstellen und pflegen, Ablage strukturieren (z. B. in Nextcloud), klassische Büroaufgaben

• Recherche & Zuarbeit: Informationen beschaffen, Angebote vergleichen, Ergebnisse kurz und klar zusammenfassen

• WordPress: Inhalte einpflegen, kleine Änderungen/Updates nach Checkliste (Learning by Doing möglich)

• Rechnungen & Administration: Rechnungen schreiben/versenden, Zahlungseingänge im Blick behalten, einfache vorbereitende Tätigkeiten (z. B. Belege/Zuordnung)

• Verträge vorbereiten: Kunden- und Arbeitsverträge auf Basis vorhandener Vorlagen anpassen (Daten, Bausteine, Versionen, Ablage)

• Reise-/Urlaubsplanung: beruflich, gelegentlich auch privat

Was wir dir bieten

• Teilzeitstelle mit Schwerpunkt vormittags

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege

• Klare Tools/Checklisten statt Chaos, saubere Einarbeitung

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung

Über ASDent Abrechnungsservice

Wir sind ASDent Abrechnungsservice und übernehmen die zahnärztliche Abrechnung für Zahnarztpraxen. Wir sorgen dafür, dass die Abrechnung sauber, korrekt und termingerecht läiuft – mit klaren Strukturen, zuverlässiger Kommunikation und einem hohen Qualitätsanspruch.

• Sehr sichere PC- und Office-Kenntnisse

• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, gutes Priorisieren

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Themen

• Interesse, dich in Tools wie WordPress, Lexoffice, Nextcloud einzuarbeiten (wenn noch nicht vorhanden)

• Erfahrung als Assistenz/Office-Management ist ein Plus, aber kein Muss (auch Quereinsteiger möglich, wenn fit am PC)