Kaufmann/-frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75%)

Ihre Aufgaben

werden sein

• Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durchführung von internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen und sind in Abstimmung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordination von Programmen zuständig.
• Sie koordinieren und betreuen das Max-Planck-Fellow-Programm in Zusammenarbeit mit den involvierten Fachabteilungen und in Abstimmung mit den zuständigen Vizepräsident*innen;

Sie sind verantwortlich für die jährliche Ausschreibung und das Monitoring der Begutachtung der eingegangenen Anträge. Sie sind zuständig für die Verlängerungsanträge sowie Ansprechpartner*in für allgemeine Anfragen zum Programm.

• Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissionssitzungen und Veranstaltungen der Vizepräsident*innen organisatorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referent*innen auch redaktionelle Beiträge.
• Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP-Büros.
• Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozessabläufe im VP-Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
• Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsident*innen, Referent*innen und von den VPs bestellten Expert*innen.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann / -frau Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich ist wünschenswert, gerne aber auch als Einstiegsposition nach Ausbildungsabschluss
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen
• Selbstständigkeit und Fähigkeit zum Priorisieren
• Diskretion
• Sehr gute Deutsch als auch sehr gute Englischkenntnisse (B1 bis B2-Niveau)

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen.

Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.

In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.