Management Assistant / Backoffice-Mastermind (m / w / d)

Einleitung

Du bist ein Organisationstalent und suchst eine neue Herausforderung im Bereich Office Management? Dann bist Du bei uns genau richtig! Zur Verstärkung unseres Teams innerhalb eines Unternehmens unseres Konzerns suchen wir ab sofort einen Office Allrounder (m / w / d) in Voll- oder Teilzeit.

Aufgaben

Du hast ein Gespür für Organisation, bringst Dinge zuverlässig zum Laufen und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig in Bewegung sind. Du musst nicht jonglieren können – aber es fällt Dir leicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren, zu priorisieren und elegant ins Ziel zu bringen.

In dieser Rolle unterstützt Du unser Führungsteam im Tagesgeschäft, übernimmst klassische Backoffice-Aufgaben und sorgst mit klarem Kopf und digitalem Verständnis für Struktur, Verlässlichkeit und Effizienz – auch durch den gezielten Einsatz moderner Tools und KI.

• Du verantwortest die Organisation des laufenden Büroalltags (Post, Kalender, Dokumentenablage, Schriftverkehr).
• Du kümmerst Dich eigenständig um die Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung.
• Du übernimmst die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Briefings.
• Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Gremienterminen zuständig.
• Die Protokollführung sowie die Nachverfolgung offener Maßnahmen gehören ebenso zu Deinen Aufgaben.
• Du unterstützt bei Fristenmanagement und interner Kommunikation.
• Du bist für die Pflege von Listen, Vorlagen, Vertragsunterlagen und Arbeitsdokumenten verantwortlich.
• Du nutzt digitale KI Tools ( ChatGPT, Automatisierungstools) zur Optimierung interner Abläufe.
• Du organisierst Reisen, Meetings und kleinere Veranstaltungen.
• Du hilfst bei immobilienbezogenen Verwaltungsaufgaben mit.

Profil

Vorteile

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