Sekretär •in (w / m / d)

Das Thüringer Innovationszentrum Mobilität ist eine interdisziplinäre, forschungsaktive Struktureinheit der Technischen Universität Ilmenau. Als Förderprojekt, technologisches Zentrum und fakultätsübergreifendes Institut prägt es Forschung, Entwicklung und Transfer in den Bereichen Mobilität und Verkehr über- / regional mit. Das ThIMo ist mit starken Forschungspartnern, Branchenverbänden und Clustern eng vernetzt.

Mit Ihren Kompetenzen und Ihrem persönlichen Profil unterstützen Sie die ThIMo-Geschäftsstelle bei deren administrativen Aufgaben und Wirkungsbereichen im Rahmen des Förderzeitraums nach innen und außen.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete :

Organisation des Sekretariatsbereiches der ThIMo-Geschäftsstelle mit folgenden Aufgaben : Kommunikation : Erledigung der gesamten Korrespondenz (Post, E-Mail) in deutscher und englischer Sprache sowie die Steuerung des Publikumsverkehrs und die professionelle Betreuung nationaler und internationaler Gäste

Termin- und Ressourcenplanung : effiziente Planung und Koordination von Terminen, Räumen sowie die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen

Dienstreise- und Urlaubsmanagement

Verwaltung des Fuhrparks sowie dessen sachgerechte Nutzung

Archivierung, Ablage und Pflege digitaler Datenbanken (u.a. Projektkenndaten)

Unterstützung des Arbeitsbetriebs und der projektbezogenen Sachbearbeitung, u.a. durch folgende Aufgaben : Koordination von Beschaffungen

finanzielle Zuarbeiten : Unterstützung bei der Erstellung von Kalkulationen und der Nachverfolgung von Berichtspflichten gegenüber Mittelgebern

Öffentlichkeitsarbeit : Unterstützung der ThIMo-Geschäftsbereiche Transfer und Forschungsmanagement, z.B. durch Aufbau und Pflege eines ThIMo-Auftritts in sozialen Medien wie LinkedIn

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt :

• abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte
• r, Fachangestellte
• r für Bürokommunikation, oder langjährige Kenntnisse und Erfahrungen im Aufgabengebiet

Darüber hinaus sind wünschenswert :

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Was wir Ihnen bieten :