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Team Lead Event Support Specialist (all genders) – Vollzeit oder in Teilzeit, befristet auf 2 Jahre

AbbVie

Vor 26 Tagen

Anstellungsart

Remote

Stellenbeschreibung

Stell dein Know-how unter Beweis und werde Teil unseres Teams als

Team Lead Event Support Specialist (all genders) – Vollzeit oder in Teilzeit, befristet auf 2 Jahre

Du liebst Details, insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht, überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kollegen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, dein Verständnis für Compliance‐relevante Sachverhalte und deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen dir bei deinen Aufgaben rund um Vertrags‐ und Projektdokumentation.

Du leitest das Event Support Team, bestehend aus internen und externen Mitarbeitern, sowohl disziplinarisch als auch fachlich. Gleichzeitig bist du Teil des Teams und übernimmst operative Aufgaben.

Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dein Fokus liegt auf der sachgemäßen Anlage, Bearbeitung und Dokumentation der Veranstaltung in Systemen und Einhaltung der Prozesse. Dabei hast du engen Austausch mit Kollegen, externen Dienstleistern und Kunden.

Hier bringst du viel in Bewegung :

Disziplinarische und fachliche Leitung des Event-Teams und Verantwortung für dessen Weiterentwicklung
Kompetenter Ansprechpartner und sach‐ / fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)
Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System
Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung
Überprüfung der Einhaltung von Compliance‐Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben
Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)
Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.
Erstellen von Reportings für Veranstaltungs‐Initiatoren innerhalb AbbVie
Reisekostenabwicklung : Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Enge Zusammenarbeit mit Event‐, Finanz‐ und Compliance‐Abteilung
Monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb Ihrer Linienaufgabe (situativ)
Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

So machst du den Unterschied :

Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbaren Position

Führungserfahrung, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern

Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten

Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität

Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren

Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für Details

Fähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten

Flexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.

Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden

Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware. Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.

Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Wie wir gemeinsam Großes bewegen :

mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst

mit einer offenen Unternehmenskultur

mit einer attraktiven Vergütung

mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor

mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance

mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen

mit betrieblichen Sozialleistungen

mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation

mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten

mit einem starken, internationalen Netzwerk

Bring frischen Wind in unser Team – und deine Karriere

Bei AbbVie zählt dein individueller Beitrag – helfe uns, gemeinsam Großes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns – und wachse über dich hinaus! Klingt wie die perfekte Karrierechance für dich? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles, was du benötigst, ist ein vollständiger Lebenslauf – alles Weitere besprechen wir dann persönlich mit dir.

Zusätzliche Informationen

Nur gemeinsam können wir das Beste für Patienten erreichen. Daher setzen wir bei AbbVie auf Chancengleichheit, Vielfalt & Inklusion. Wir gestalten ein Arbeitsumfeld, in dem alle Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten können – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder anderen Vielfaltsdimensionen. Doch für uns bedeutet Vielfalt mehr als nur offensichtliche Unterschiede zu berücksichtigen : Sie bezieht sich auch auf unterschiedliche Ausbildungshintergründe, Fachkenntnisse, Persönlichkeitstypen, Denkweisen und Lebenserfahrungen.