Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert : Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands. Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.
Der Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum sofortigen Eintritt eine
Assistenz (m / w / d)
Wenn das service- und ergebnisorientierte Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!
- organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung / Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch
selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs
Terminkoordination und -pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller SitzungsräumeWiedervorlagenmanagementVersand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversystemeorganisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungeneigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und -ausgangs und digitale AblageErstellen von Protokollauszügen und Präsentationenkontinuierliche Pflege der HomepageUnterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAPadministrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“weitere selbstständige Assistenz- und VerwaltungsaufgabenMitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesseggfs. Übernahme der Aufgaben einers Zeitbeauftragten (m / w / d)erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Management- / Direktionsassistentin, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter (m / w / d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildungausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprachesehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-ToolsErfahrung in der Arbeit mit elektronischen Aktenidealerweise Erfahrung mit SAP und im QualitätsmanagementOrganisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichen Auftretenvorausschauende, eigenmotivierte und eigenverantwortliche, strukturierte, service- und ergebnisorientierte zuverlässige Arbeitsweiseausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilitätein hohes Maß an Einsatzbereitschafteine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmenein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freutberufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebothohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberggleitende Arbeitszeiten und z. T. Möglichkeit zur Telearbeit (mobiles arbeiten)Vereinbarkeit von Familie und Berufweitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKFDie Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist ein eingruppieren nach TV-L E 8 möglich.
