Administrative Assistant CEO, Office & HR Support (m/w/d) in Teilzeit

english version below

Die juicymind Beteiligungs GmbH sucht eine zuverlässige, diskrete und strukturierte Assistenz, die ihren Geschäftsführer im Tagesgeschäft und Alltag unterstützt. Die juicymind ist eine kleine, private Holding, die diverse Projekte verfolgt und Anteile an Unternehmen hält. Ihr Geschäftsführer fungiert auch als Geschäftsführer der Tochterfirmen.

Ein Teil Deiner Arbeitszeit wird daher neben interner Organisation auch für die Unterstützung der Tocherunternehmen (insbesondere MegaDev GmbH) in den Bereichen Administration/Operations sowie People & Culture (HR-Admin) eingeplant.

Die Rolle passt super zu Dir, wenn Du gerne organisierst, den Überblick behältst, Dinge nachhältst, sauber dokumentierst und Freude daran hast, anderen den Rücken freizuhalten – pragmatisch, ohne „Corporate Overhead“, aber mit klarer Verantwortung.

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juicymind Beteiligungs GmbH is looking for a reliable, discreet, and highly organized Administrative Assistant to support its Managing Director in daily business and everyday matters. juicymind is a small, private holding company that pursues various projects and holds shares in several businesses. The Managing Director also serves as Managing Director of the subsidiary companies.

A portion of your working time will therefore be dedicated not only to internal organization, but also to supporting the subsidiaries (especially MegaDev GmbH) in the areas of Administration/Operations and People & Culture (HR administration).

This role is a great fit for you if you enjoy organizing, keeping an overview, following up on tasks, documenting clearly, and genuinely like helping others stay focused—pragmatic, without “corporate overhead,” but with clear responsibility.

Aufgaben

DEINE AUFGABEN

1) CEO-Assistenz (juicymind und ihre Tochterfirmen, insbesondere MegaDev GmbH)

• Du koordinierst Termine und Kalender und hilfst dabei, Prioritäten sinnvoll zu setzen.
• Du organisierst Reisen und Meetings (Planung, Buchungen, Vor- und Nachbereitung).
• Du übernimmst Schriftverkehr (DE/EN) sowie die Pflege und Ablage von Dokumenten.
• Du erstellst und formatierst einfache Unterlagen (z. B. Agenden, Protokolle, Übersichten, Präsentationsgrundlagen).
• Du koordinierst Abstimmungen mit internen Ansprechpartner:innen und externen Dienstleister:innen.

2) Private & geschäftliche Organisation (nach Absprache)

• Du organisierst und erledigst ausgewählte private und geschäftliche Besorgungen.
• Du koordinierst Termine mit Dienstleister:innen und Handwerker:innen und hältst Absprachen zuverlässig nach.
• Du übernimmst gelegentlich Fahrten im Raum München (Führerschein Klasse B erforderlich).
• Du gehst bei Bedarf freundlich, souverän und respektvoll mit Kindern im Umfeld des Geschäftsführers um.

3) Administration & Operations (stundenweise u.a. für MegaDev GmbH)

• Du unterstützt im Office Management (Bestellungen, Dienstleisterkoordination, Terminabstimmungen, Orga-Themen).
• Du hilfst im vorbereitenden buchhalterischen Tagesgeschäft (Belege, Rechnungen sammeln/prüfen, Ablage, Zuarbeit fürs Steuerbüro/Accounting).
• Du pflegst Listen, Übersichten und einfache Auswertungen und sorgst dafür, dass alles sauber strukturiert ist.

4) People & Culture Support (HR-Administration u.a. für MegaDev GmbH)

• Du unterstützt administrativ entlang des Employee Lifecycles (On-/Offboarding-Organisation, Dokumente, Bescheinigungen, Terminplanung).
• Du pflegst Personalunterlagen und Stammdaten (z. B. in HR-Tools) und behältst Fristen und To-dos im Blick.
• Du hilfst bei der Recruiting-Organisation (Interviewkoordination, Kandidat:innen-Kommunikation, Terminlogistik).

5) Tools & digitale Arbeitsweise

• Du arbeitest sicher mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive/SharePoint).
• Du bist offen für KI-Tools (z. B. ChatGPT), um Texte, Zusammenfassungen und Orga-Aufgaben effizienter zu machen. ________________________________________________________________________

YOUR RESPONSIBILITIES

1) CEO Support (juicymind and its subsidiaries, especially MegaDev GmbH)

• You coordinate calendars and appointments and help set priorities sensibly.
• You organize travel and meetings (planning, bookings, preparation and follow-up).
• You handle correspondence (DE/EN) and maintain structured filing and documentation.
• You create and format straightforward documents (e.g., agendas, minutes, overviews, presentation drafts).
• You coordinate with internal stakeholders and external service providers.

2) Private & Business Organization (as agreed)

• You organize and take care of selected private and business errands.
• You coordinate appointments with service providers and tradespeople and reliably follow up on agreements.
• You occasionally run errands/drives within the Munich area (Class B driver’s license required).
• When needed, you interact with children in the Managing Director’s environment in a friendly, confident, and respectful manner.

3) Administration & Operations (partly for MegaDev GmbH)

• You support office management (orders, vendor coordination, scheduling, general admin topics).
• You assist with day-to-day preparatory accounting tasks (receipts, collecting/checking invoices, filing, coordination/support for the tax advisor/accounting).
• You maintain lists, overviews, and simple reports and ensure everything stays well-structured.

4) People & Culture Support (HR administration, partly for MegaDev GmbH)

• You provide administrative support across the employee lifecycle (on-/offboarding organization, documents, confirmations, scheduling).
• You maintain personnel documents and master data (e.g., in HR tools) and keep track of deadlines and to-dos.
• You support recruiting coordination (interview scheduling, candidate communication, logistics).

5) Tools & Digital Way of Working

• You work confidently with Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive/SharePoint).
• You’re open to using AI tools (e.g., ChatGPT) to make texts, summaries, and admin tasks more efficient.

Qualifikation

DEIN PROFIL

• Du bist super organisiert, sorgfältig und zuverlässig (Du denkst einen Schritt voraus und hältst Aufgaben und Absprachen sauber nach).
• Du kommunizierst freundlich, klar und lösungsorientiert – intern wie extern.
• Du sprichst sehr gut Deutsch und gutes Englisch.
• Du hast solide Kenntnisse in Microsoft 365, vor allem Outlook & Teams (Excel/PowerPoint sind ein Plus).
• Erfahrung in Assistenz/Office/HR-Admin ist ein Plus – wichtiger sind Struktur, Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität.
• Du hast einen Führerschein Klasse B und bist bei Bedarf im Raum München flexibel unterwegs.

Vertrauen & Diskretion

• Du gehst absolut vertraulich mit sensiblen Informationen um.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, loyal und verlässlich – gerade dann, wenn es schnell geht oder es diskret sein muss. ________________________________________________________________________

YOUR PROFILE

• You’re highly organized, detail-oriented, and reliable (you stay one step ahead and make sure tasks and agreements are followed through).
• You communicate in a friendly, clear, and solution-oriented way—internally and externally.
• You speak German very well and have good English skills.
• You have solid Microsoft 365 skills, especially Outlook & Teams (Excel/PowerPoint are a plus).
• Experience in assistant/office/HR admin roles is a plus—more important are structure, ownership, and a hands-on mindset.
• You hold a Class B driver’s license and can be flexible within the Munich area when needed.

Trust & Discretion

• You handle sensitive information with absolute confidentiality.
• You work independently, loyally, and reliably—especially when things move fast or require discretion.

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DAS BIETEN WIR DIR

• Eine vielseitige Teilzeitstelle mit klarer Aufgabe und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO.
• Einen Mix aus Routine & Abwechslung (Assistenz + Office/HR-Admin).
• Flexible Arbeitsweise (Präsenz in München + mobile Anteile nach Absprache).
• Kurze Wege, pragmatische Kultur und moderne Tools.
• Faire, marktübliche Vergütung passend zu einer Assistenz-/Koordinationsrolle (je nach Erfahrung).

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Wir können es kaum erwarten, Dich kennenzulernen!

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WHAT WE OFFER

• A versatile part-time role with clear responsibilities and direct collaboration with the CEO.
• A mix of routine and variety (assistant tasks + office/HR admin).
• Flexible working setup (on-site in Munich + remote options by arrangement).
• Short decision paths, a pragmatic culture, and modern tools.
• Fair, market-aligned compensation appropriate for an assistant/coordinator role (depending on experience).

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