Rollenbeschreibung
Als Office Manager (m / w / d) bist Du die zentrale Anlaufstelle für alle organisatorischen und administrativen Abläufe in unserem Unternehmen. Deine Aufgaben sind vielseitig und abwechslungsreich : Du kümmerst Dich um die Korrespondenz, organisierst Termine und Geschäftsreisen, unterstützt im Rechnungswesen und sorgst dafür, dass unsere Daten und Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind.
Du bist ein Kommunikationstalent, arbeitest strukturiert und effizient und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick. Mit Deinen Kenntnissen in MS Office und kaufmännischen Abläufen trägst Du entscheidend dazu bei, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert.
Deine Aufgaben
- Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Stammdatenpflege und Dokumentenmanagement
- Erstellen von Statistiken
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitskleidung
- Anlegen von Bestellungen im System
- Management der Besprechungs- und Sozialräumen
- Fuhrparkmanagement und Dienstreisemanagement
- Organisation von Besuchen und Empfang sowie Betreuung von Besuchern
- Organisation von Catering-Aktivitäten
- Organisation von Events und Firmenveranstaltungen
- Telefonzentrale und Postraumverteilung
- Unterstützung bei internen Projekten
- Rechnungsprüfung / -freigabe
- Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen
Minimum Qualifikationen
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder gastronomische AusbildungMindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren PositionSehr gute Deutschkenntnisse und gute EnglischkenntnisseAusgeprägtes Servicebewusstsein und hohe KundenorientierungSelbstständige, strukturierte und eigenverantwortliche ArbeitsweiseEngagiert, lernfähig und kommunikationsstarkKreativität, Teamfähigkeit und Freude an der ZusammenarbeitSicherer Umgang mit MS Office, insbesondere ExcelVorteilhafte Qualifikationen
Erfahrung in der EventplanungKenntnisse im Umgang mit Dynamics NAVWir bieten
Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien30 Tage bezahlter Urlaub pro JahrGehaltsbänder für eine gerechte UnternehmenskulturMonatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAVTeilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen KarrierepfadVerantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördertRegelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, WeihnachtsfeierZwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes TeamKostenloser Parkplatz direkt vor der TürVergünstigungen und Benefits : JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie vergünstigte Mitgliedschaften in mehreren FitnessstudiosFrisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im BüroÜber uns
Bei Arethia vereinen wir langjährige Erfahrung mit kontinuierlichem Fortschritt. Als schnell wachsendes Unternehmen in der Aromaindustrie haben wir uns darauf spezialisiert, innovative Geschmackslösungen zu liefern und gemeinsam mit unseren Kunden Produkte zu entwickeln, die Verbraucher begeistern. Seit über 70 Jahren ist Arethia bekannt für die enge Zusammenarbeit mit Kunden und höchste Qualitätsstandards. Mit über 250 Mitarbeitenden in Deutschland, der Schweiz, Dubai und Indonesien gestalten wir die Zukunft der Aromen und pflegen eine Unternehmenskultur, die auf Agilität, Transparenz und Talent setzt.