Koordination Schul- und Kita-Assistenz (w/m/d)

INKLUSIVA Leipzig e. V. ist eine dynamische, innovative und werteorientierte Non-Profit-Organisation mit Sitz in Leipzig. Wir unterstützen Menschen mit Beeinträchtigungen oder Traumahintergrund sowie deren Familien auf ihrem Lebensweg und setzen Maßstäbe in der Inklusionsarbeit.

Im Mittelpunkt unserer Arbeit steht unter anderem die verlässliche Begleitung von Kindern und Jugendlichen im Schul- und Kita-Alltag. Wir verbinden fachliche Kompetenz mit organisatorischer Klarheit und handeln lösungsorientiert, verbindlich und verantwortungsbewusst.

Unsere Mission ist es, Inklusion wirksam umzusetzen – getragen von Empathie, Offenheit, Zuverlässigkeit und sozialer Verantwortung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine durchsetzungsstarke, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit für die Koordination der Schul- und Kita-Assistenz in Teilzeit oder Vollzeit.

Diese Position ist eine zentrale operative Steuerungsfunktion. Sie tragen die Verantwortung für schnelle, passgenaue und verlässliche Fallbesetzungen und stellen sicher, dass personelle Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Sie arbeiten im Spannungsfeld zwischen Mitarbeitenden, Eltern, Schulen, Kitas und Kostenträgern – mit klarem Fokus auf Handlungsfähigkeit, Verlässlichkeit und zügige Umsetzung offener Bedarfe.

Serviceorientierung verstehen Sie dabei als professionelle Haltung: erreichbar, transparent, lösungsstark – ohne Entscheidungsfähigkeit einzubüßen.

Aufgaben

• Sie koordinieren und organisieren die Einsätze unserer Schul- und Kita-Assistenzen und sorgen für eine effiziente Ressourcennutzung.
• Sie organisieren die Vertretung bei Ausfall von Mitarbeitern, koordinieren freie Mitarbeiter*innen und kommunizieren bei Besetzung oder Nicht-Besetzung direkt mit Schule/Kita und Mitarbeitenden.
• Sie nehmen Fallanfragen prioritär an, prüfen den Bestand, weisen Mitarbeitende zu und stimmen sich mit Leitungen sowie Co-Koordinator*innen ab.
• Sie führen die Falleinweisung der Mitarbeitenden durch und übergeben die Klientenmappen
• Sie führen Bewerbungsgespräche mit potenziellen Mitarbeitenden durch, sorgen für die zeitnahe Besetzung offener Assistenzstellen und tragen somit zu einem effizienten Bewerbungsmanagement bei.
• Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Eltern, Schulen, Kitas, Ämtern und weiteren Partnern und sorgen für transparente Kommunikation und ein effizientes Zusammenspiel aller Beteiligten.
• Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei Einweisungen, Schulungen und organisatorischen Fragen.
• Sie pflegen Kontakte zu Eltern, Schulen, Kitas, Ämtern und weiteren Partnern und gewährleisten eine transparente Kommunikation.
• Sie erstellen und pflegen Fallakten, legen neue Klientenmappen an, pflegen die Daten in allen relevanten Datenbanken
• Sie erkennen Risiken, übernehmen das Krisenmanagement und sorgen für die reibungslose Umsetzung aller Maßnahmen.
• Sie analysieren Prozesse, erarbeiten Optimierungsmaßnahmen und setzen diese in Zusammenarbeit mit Leitungen sowie Co-Koordinator*innen um, um die Qualität der Schul- und Kita-Assistenz kontinuierlich zu sichern.

Qualifikation

Hard Skills:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium der Sozialen Arbeit, Sozialpädagogik oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen Erfahrung in der Koordination, Teamsteuerung oder Personaldisposition mit – idealerweise im sozialen oder pädagogischen Umfeld.
• Sie arbeiten sicher mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen.
• Sie kennen idealerweise die Strukturen und Abläufe im Schul- oder Kitakontext.

Soft Skills:

• Sie arbeiten strukturiert, behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick und setzen klare Prioritäten.
• Sie treffen Entscheidungen zügig und vertreten diese souverän gegenüber Mitarbeitenden, Eltern und Kooperationspartnern.
• Sie handeln auch unter Zeitdruck lösungsorientiert und bleiben handlungsfähig.
• Sie kommunizieren verbindlich, transparent und professionell – auch in herausfordernden Situationen.
• Sie gehen Konflikte aktiv an und bewahren dabei Ruhe und Sachlichkeit.
• Sie setzen klare Grenzen und verbinden Empathie mit professioneller Distanz.
• Sie übernehmen Verantwortung für Ergebnisse und arbeiten eigenständig sowie zuverlässig.
• Sie erkennen Potenziale bei Bewerber:innen und treffen passgenaue Personalentscheidungen.
• Sie stehen loyal hinter organisatorischen Entscheidungen und vertreten diese klar nach außen.
• Sie verstehen Serviceorientierung als Verlässlichkeit, Erreichbarkeit und konsequente Umsetzung von Vereinbarungen.

Benefits

• Vergütung orientiert am TVöD SuE einschließlich Zulagen
• betriebliche Altersvorsorge (arbeitgeberfinanziert)
• 30 Tage Urlaub
• Onboardingkonzept
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Ihr Engagement hilft Familien und Kindern. Bewerben Sie sich jetzt!

INKLUSIVA Leipzig e. V. unterstützt und berät Menschen mit Beeinträchtigung oder Traumhintergrund und Eltern von Kindern mit Beeinträchtigung oder Traumahintergrund und begleitet sie auf ihrem Lebensweg.

Wir wollen in unserer Arbeit innovativ sein und Maßstäbe setzen. Um die Güte unserer Dienstleistungen sicherstellen und bewerten zu können, überprüfen wir regelmäßig, ob wir unsere Ziele in der gewünschten Qualität und Zeit tatsächlich erreichen. Wir wollen den Standard unserer Leistungen sicherstellen und weiterentwickeln.