Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Drittmittelverwaltung (w / m / x)

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informations­infrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienst­leistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patent­information sowie die Entwicklung von innovativen Informations­infrastrukturen, z.B. mit den Schwerpunkten Forschungs­datenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungs­gesellschaften und sind international und inter­disziplinär vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemein­nützigem Charakter und eine der größten außer­universitären Einrichtungen ihrer Art.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Verwaltung sind zuständig für Finanzen, Controlling, Personal­wesen und Infrastruktur sowie für die rechtlichen Angelegen­heiten unseres Instituts. In der Abteilung Controlling erheben und analysieren wir die IST-Zahlen und steuern und überwachen so unseren Finanzhaushalt. Die von uns erhobenen Kennzahlen fließen in die Berichte der Geschäfts­führung ein. Wir erarbeiten das Programm­budget mit den Planzahlen für zukünftige Haushalte.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Hauptsitz ein / e Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Drittmittelverwaltung (w / m / x) :

• Selbstständige administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (Beantragung, Vor- und Nachkalkulation und Abrechnung)
• Überprüfung der Kontierung von Bestellungen und Rechnungen, Projektbudgetprüfung und Projektbudgetfreigabe
• Durchführung von Abweichungsanalysen und Erstellung von Mittelumwidmungen
• Erstellung der Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise
• Pflege von projektübergreifenden Übersichten (Liquiditäts- / Projektmittelsteuerung)
• Administrative Ansprechperson für Projektbeteiligte, Kooperationspartner, Zuwendungsgeber und Wirtschaftsprüfer
• Vorbereitung von Unterlagen und Rechnungsbelegen bei Preisprüfungen
• Mitwirkung beim Jahresabschluss in der Drittmittelverwaltung
• Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Praxiserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung
• Kenntnisse im Haushalts- und Zuwendungsrecht sind von Vorteil
• ERP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office Anwendungen insbesondere Excel und Word
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Prozessorientiertes und betriebswirtschaftliches Denken und Handeln
• Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich-technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Mobiles Arbeiten bis zu 80 Prozent
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
• Nutzung von Dienstradleasing sowie 25 € Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket