Assistent*in / Sekretär*in (m/w/d) in Vollzeit 40h

Über Uns

Als Dienstleister auf höchstem Niveau, gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für unsere exklusive Mandantschaft in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein.

Unsere Boutique-Kanzlei mit aktuell sieben Mitarbeitenden wurde im Jahr 2011 von RA/StB Thorsten Klinkner und seiner Frau Adelheid Mertel-Klinkner gegründet. Beide sind aktiver Teil des Unternehmens und sorgen maßgeblich für die Firmenkultur und die gelebten Werte. Sie finden bei uns eine hohe Leistungsorientierung, gekoppelt mit wertschätzender Menschlichkeit. Beides wird erwartet, gefordert und gefördert.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business.
• Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben.
• Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen.
• Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich. Mit Workflows und Agenten, wo immer möglich.
• Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher, und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare.
• Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.

Ihr Profil

• Sie haben bereits mehr als 5 Jahre Erfahrung im Team- und/ oder im Lead-Management gesammelt, und arbeiten technisch und sozial auf höchstem Niveau.
• Sie haben fundierte Kenntnisse im Umgang mit Mac, macOS, iOS und Apple-Anwendungen
• Sie haben hervorragende Kenntnisse mit den M365-Tools Word, Excel, Outlook, und PowerPoint. Idealerweise auch mit CRM-Systemen und der datensensiblen Nutzung von KI in Ihrem Arbeitsalltag.
• Sie bringen eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Daten und Fakten mit und haben ein analytisches Denkvermögen, mit sehr hohem Organisations- und Koordinationstalent.
• Sie arbeiten außerordentlich eigenständig und serviceorientiert, sind belastbar und absolut versiert darin, Prioritäten auch in sehr dynamischen Situationen richtig zu setzen. Alle an Sie übergebenen Aufgaben und Termine haben und behalten Sie vollkommen eigenständig im Blick und lösen die Themen.
• Sie sind bereit, bei Mehrarbeit die Dinge selbstverständlich und mit Bravour zu Ende zu bringen, und sich auch am Abend oder an Wochenenden fortzubilden, weil es dazu gehört und Lernen (= Wachsen) Ihnen Freude macht (Podcasts, Webinare, Fortbildungen, etc.). Der Drang nach ständiger Verbesserung gehört zu Ihrem Wesen und macht Ihnen Freude. Es schmerzt Sie regelrecht, wenn Sie nicht effizient arbeiten können oder dürfen.
• Idealerweise haben Sie bereits in Umfeldern gearbeitet, in denen ein hoher Anspruch an Servicequalität, Diskretion und Professionalität bestand – z. B. im Umgang mit hochwertigen Produkten oder anspruchsvollen, vermögenderen Kundengruppen.
• Sie arbeiten lieber im Büro als im Homeoffice.

Was wir bieten

• Viel echte Verantwortung, ständig neue, spannende Herausforderungen, in einem sich stark verändernden und wachsenden Umfeld und starke Chefs und ebensolche Kolleginnen, um An- und Miteinander zu wachsen
• Eine herausfordernde und sehr besondere Mandantschaft, die ein hohes Fingerspitzengefühl und außerordentliche Diskretion erfordert
• Zahlreiche aktive Veränderungsmöglichkeiten des eigenen Arbeitsumfeldes, in Richtung KVP, mit dem Blick auf Struktur und Systeme
• Verlässliches Feedback mind. 1 Mal monatlich und eine konstruktive Fehlerkultur
• Weiterbildung in allen Facetten der eigenen Aufgaben als zwingendes MUSS. Zugleich auch als SOLL und DARF. Es muss und soll selbst gelebt und initiiert werden. Niemand kommt und trägt es Ihnen hinterher.
• Übernahme (fast) aller externer Weiterbildungen der relevanten Themenbereiche, mit Bücherwand und digitaler Lern-Flatrate
• Eine überdurchschnittliche Vergütung ab dem 4. Monat (nach der Probezeit)

So geht es weiter

Wenn Sie bisher hierher gelesen haben, und denken „Das passt ja ganz genau zu mir!“, dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen.

Der Rekrutierungsprozess läuft bei uns nach den folgenden Schritten:

1. Kontaktaufnahme, Sie melden sich bei uns mit Ihrer Bewerbung, inkl. Jahresbrutto-Gehaltsvorstellung, sowie mit Ihrer Verfügbarkeit. Wir melden uns bei jedem Schritt spätestens am nächsten Werktag zurück. 24-h Regel, mit Ausnahme Sonn- und Feiertage.
2. Kurztelefonat zum Abklären einiger Themen (ca. 5 Minuten)
3. Selbst-Einschätzungsbogen zu Ihren aktuellen technischen Kompetenzen
4. Digitales Vorstellungsgespräch per Videokonferenz (ca. 30-45 Minuten)
5. „Schnuppertag“ in unseren Räumen (ca. 3-4 Stunden), bei denen Sie vollwertige Arbeitsgeräte erhalten, und sowohl am Mac, als auch in einigen Rollenspielen Ihre technischen und sozialen Fähigkeiten unter Beweis stellen dürfen. Ebenfalls ist dabei ein Austausch mit den möglichen zukünftigen Kollegen vorgesehen. Bringen Sie Ihre Fragen mit.
6. Bitte um Feedback zum Bewerbungsprozess. Egal, wie weit wir miteinander kommen: Sie können uns helfen, besser zu werden. Das wäre schön.

Sie wollen auch mit einem guten Gefühl und mit Vorfreude auf das, was kommt, und auf das, was Sie persönlich gestalten und durch Ihren Einsatz erreichen können, jeden Morgen in den Tag starten?

Dann lassen Sie uns herausfinden, wie viele Ausrufezeichen wir miteinander finden.

Herzliche Grüße

Adelheid Mertel-Klinkner