Office Manager*in (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Verwaltung und Planung der Finanzen des Arbeitskreises (Haushalt und Drittmittel), unter anderem Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben, laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel, ggf. Veranlassung von erforderlichen Umbuchungen, Erstellung von Ausgabenübersichten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektanträgen bzw. -berichten sowie von Verwendungsnachweisen (40 %)
• Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten, unter anderem Stellenausschreibung, Auswahlverfahren und Einstellung sowie Weiterbeschäftigung von Mitarbeiter*innen, Dokumentation von Personalvorgängen, Überwachung der Nutzung vorhandener Drittmittel- und Haushaltsstellen (15 %)
• Organisation von Terminen und Dienstreisen, allgemeine Sekretariatstätigkeit (20 %)
• Beschaffungsangelegenheiten, unter anderem Bestellung im SRM-System, Überprüfung des Status der Beschaffung sowie des Wareneingangs, Dokumentation in SAP und Ablage (10 %)
• Vorbereitung von Prüfung und Abwicklung von Masterbewerbungen (10 %)
• Korrespondenz sowie Korrekturen (auch in englischer Sprache) (5 %)

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• sehr gute Kenntnisse und umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit MS-Office
• sehr gute Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit der Erstellung von Finanzübersichten
• sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik, Formulierung)
• sehr gute aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel, vor allem umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche und mit der Kommunikation via digitaler Medien
• strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)
• positiver Umgang mit stressigen Situationen

Das wünschen wir uns

• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
• Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
• Erfahrung im Umgang mit Studierenden
• Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit SAP-basierten Anwendungen (vorrangig Berichtswesen) oder vergleichbarer Software