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Assistenz (m / w / d) im Öffentlichen Dienst

Assistenz (m / w / d) im Öffentlichen Dienst

Office Events P & B GmbHFrankfurt am Main, Hesse, Germany
Vor 20 Tagen
Stellenbeschreibung

Wir suchen ab sofort eine Assistenz (m / w / d) im Öffentlichen Dienst . Unser Kunde ist eine öffentliche Institution mit Sitz in Frankfurt am Main, die sich mit der Planung, Genehmigung und Überwachung von Bauvorhaben sowie der Verwaltung von Immobilien befasst.

Der Job :

Administrative Bearbeitung von Wartungsverträgen :

  • DV-gestützte Erfassung und Pflege von Dateien (z. B. vertragsrelevanter Schriftverkehr und Wartungsverträge)
  • Unterschriftengang sicherstellen, Vertragsversand und Rücklauf der unterschriebenen Verträge sowie Kommunikation mit Auftragnehmern
  • Verwaltung der Ablagen und Vertragsübersichten mittels EDV und ordnungsgemäße Ablage der Verträge im System sowie in Papierform
  • Verfolgung der Vertragslaufzeiten bei Verträgen im Rahmen der Gewährleistungszeit sowie Kommunikation mit beteiligten Fachbereichen bzgl. Neuabschluss von Folgeverträgen
  • Kaufmännische Bearbeitung von einfachen Wartungs-, Instandhaltungs- und Inspektions-Verträgen in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen technischen Sachbearbeitern aus dem Projekt- und Objektmanagement
  • Änderung / Anpassung von Verträgen auf Grund der Veranlassung aus technischen Bereichen
  • Kündigung von Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungsverträgen nach Auftrag der technischen Sachbearbeiter

Allgemeine Assistenztätigkeit :

  • Fertigung von Tagesordnungen, Protokollen und einfachem Schriftverkehr einschließlich Mailverkehr (Ablage)
  • Verwaltung, Prüfung und Zuordnung der Aufgaben und Anfragen aus den Funktionspostfächern des Sachgebietes
  • Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Vorlagen
  • Besprechungen organisieren (Besprechungen vorbereiten u.a. Termine koordinieren und einladen, Raumreservierung, Materialzusammenstellung etc.)
  • Mitarbeit beim Zahlungs- und Bestellwesen (Postlauf von Bestellscheinen überwachen, Rechnungen auf rechnerische sowie sachliche Richtigkeit prüfen, sowie eingehende Mahnungen überwachen und deren Bearbeitung / Rückmeldungen koordinieren)
  • Erstellung von Ausgabeanordnungen, Einholen der erforderlichen Unterschriften
  • Führen und Überwachen der Wiedervorlagen

    • Das bringen Sie mit :

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
  • Berufserfahrung als Assistenz (m / w / d) im Öffentlichen Dienst von Vorteil
  • Kenntnisse / Interesse am Baubereich
  • gute Kenntnisse in der Bürokommunikation
  • versiert im Umgang mit dem PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS - Office-Paket)
  • Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit
  • sehr sorgfältige Arbeitsweise
  • hohe Eigeninitiative
  • hohe Belastbarkeit
  • Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

    • Sonstiges :

  • Einsatz für 18 Monate befristet, Option auf Übernahme vorhanden

    • Stellendetails :

  • Ort : Frankfurt am Main
  • Verfügbarkeit : ab sofort
  • Option auf Übernahme : ja
  • Vertragsart : unbefristet
  • Beschäftigungsart : Arbeitnehmerüberlassung
  • Arbeitszeit : Vollzeit, 39,00 Std. / Woche
  • Vergütung : 3.100 EUR - 4.500 EUR brutto pro Monat

    • Hier online bewerben

    Kontaktinformationen :

    Herr Sascha Wittig

    Office Events P & B GmbH

    Freseniusstraße 29

    65193 Wiesbaden

    Telefon : +49 611-97164580

    E-Mail : wiesbaden@office-events.de

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